"Akademia Procesów – mapowanie, optymalizacja i ciągłe doskonalenie procesów organizacyjnych" - usługa szkoleniowa

Moduł 1. Organizacja jako system procesów

• podejście funkcjonalne i procesowe,
• proces, zadanie, projekt i procedura,
• procesy główne, wspierające i zarządcze,
• klient zewnętrzny i wewnętrzny procesu,
• zależności pomiędzy procesami,
• diagnoza dotychczasowych doświadczeń,
• wybór procesu analizowanego podczas szkolenia,
• określenie indywidualnych celów rozwojowych.

Moduł 2. Zarządzanie procesami

• znaczenie zarządzania procesowego,
• identyfikowanie procesów organizacyjnych,
• cel i oczekiwany rezultat procesu,
• początek, koniec i granice procesu,
• wejścia i wyjścia procesu,
• odbiorcy procesu i ich wymagania,
• właściciel procesu,
• role i zakres odpowiedzialności,
• zasoby niezbędne do realizacji,
• powiązania z innymi procesami,
• ryzyka występujące w procesie,
• standardy i procedury,
• mierniki procesu,
• jakość, czas, koszt i terminowość,
• monitorowanie wyników,
• przegląd i doskonalenie procesu,
• ćwiczenie: przygotowanie karty wybranego procesu.

Moduł 3. Mapowanie procesów

• cele i zastosowanie mapowania procesów,
• mapa stanu obecnego i mapa stanu docelowego,
• przygotowanie zakresu mapowania,
• pozyskiwanie informacji od osób realizujących proces,
• działania, decyzje i punkty przekazania,
• przedstawianie kolejności czynności,
• określanie odpowiedzialności,
• identyfikowanie wykorzystywanych dokumentów i informacji,
• punkty styku pomiędzy działami,
• oczekiwanie, powroty i powtarzanie czynności,
• proces rzeczywisty a proces deklarowany,
• weryfikowanie mapy z osobami wykonującymi proces,
• dobór odpowiedniego poziomu szczegółowości,
• wykorzystanie mapy w analizie problemów,
• tworzenie mapy stanu obecnego,
• przygotowanie propozycji mapy stanu docelowego.

Moduł 4. Optymalizacja pracy zespołu

• zespół jako element procesu,
• cele zespołu i oczekiwane rezultaty,
• podział ról i odpowiedzialności,
• przepływ pracy pomiędzy osobami,
• analiza obciążenia poszczególnych stanowisk.
• identyfikowanie wąskich gardeł i zależności,
• ograniczenia utrudniające realizację zadań,
• zbędne uzgodnienia i wielokrotne przekazywanie informacji,
• standaryzowanie powtarzalnych działań,
• organizowanie spotkań roboczych,
• monitorowanie realizacji zadań,
• usprawnianie komunikacji i przepływu informacji,
• ocena wpływu zmian na obciążenie pracowników,
• przygotowanie planu optymalizacji pracy zespołu.

Moduł 5. Lean Management w praktyce

• podstawowe założenia Lean Management,
• wartość z perspektywy odbiorcy,
• strumień wartości,
• działania tworzące i nietworzące wartości,
• identyfikowanie strat w procesach,
• oczekiwanie i poprawianie błędów,
• zbędne przemieszczanie,
• nadmierne przetwarzanie,
• wykonywanie działań bez potrzeby,
• niepotrzebne zapasy,
• niewykorzystany potencjał pracowników,
• obserwowanie rzeczywistego przebiegu pracy,
• poszukiwanie przyczyn źródłowych,
• technika kolejnych pytań „dlaczego?”,
• porządkowanie i standaryzacja miejsca pracy,
• projektowanie prostszych sposobów działania,
• testowanie usprawnienia w ograniczonej skali,
• porównywanie rezultatów przed wdrożeniem i po wdrożeniu.

Moduł 6. Kaizen i ciągłe doskonalenie

• Kaizen jako sposób systematycznego doskonalenia,
• małe usprawnienia i zmiany o większej skali,
• rola pracowników w identyfikowaniu problemów,
• tworzenie warunków do zgłaszania pomysłów,
• opisywanie problemu na podstawie faktów,
• określanie przyczyny i oczekiwanego rezultatu,
• cykl planowania, wdrażania, sprawdzania i doskonalenia,
• przygotowanie rozwiązania,
• określanie mierników i punktu odniesienia,
• testowanie rozwiązania,
• zbieranie informacji zwrotnej,
• ocena skutków zamierzonych i niezamierzonych,
• standaryzowanie skutecznego rozwiązania,
• reagowanie na brak oczekiwanego rezultatu,
• dokumentowanie usprawnień,
• system zgłaszania i oceny pomysłów,
• planowanie kolejnych działań doskonalących,
• ćwiczenie: opracowanie karty inicjatywy usprawniającej.

Moduł 7. Podsumowanie i walidacja efektów uczenia się

• uporządkowanie procesu diagnozowania i doskonalenia,
• przygotowanie indywidualnego planu zastosowania kompetencji,
• test wiedzy,
• wykonanie zadania praktycznego,
• prezentacja mapy i planu usprawnienia procesu,
• podsumowanie rezultatów walidacji.

1) Godziny: Szkolenie odbywa się w godzinach zegarowych, czyli 1 godzina szkolenia równa się 60 minut; łącznie 32 godzin.

2) Przerwy: Przerwy są wliczane w czas trwania szkolenia zgodnie z nowym standardem w Bazie Usług Rozwojowych.

3) Metoda prowadzenia: Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

4) Forma: Usługa odbywa się zdalnie w czasie rzeczywistym.

5) Grupa docelowa: Szkolenie skierowane jest do właścicieli firm, kadry zarządzającej, liderów, kierowników, koordynatorów procesów i projektów oraz osoby odpowiedzialne za jakość, organizację pracy i doskonalenie procesów.

6) Warunki organizacyjne: Szkolenie odbędzie się w formie zdalnej w czasie rzeczywistym na platformie komunikacyjnej Microsoft Teams. Szkolenie przewidziane jest od 5 do 15 osób.

7) Warunki wydania zaświadczenia: Uczestnik otrzyma zaświadczenie, gdy spełni dwa wymogi jednocześnie: osiągnie frekwencję wynoszącą co najmniej 80% łącznego wymiaru godzin szkolenia (nie wlicza się czasu przerw) na podstawie raportu wygenerowanego z systemu Microsoft Teams identyfikującego wszystkich uczestników oraz uzyska wynik co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi testu (walidacji).

8) Cel edukacyjny: Celem szkolenia jest rozwój kompetencji w zakresie identyfikowania, mapowania, analizowania i optymalizowania procesów oraz wdrażania zasad Lean Management i ciągłego doskonalenia Kaizen.

9) Walidacja: Walidacja będzie prowadzona przez osobę inną niż osoba prowadząca proces kształcenia w zakresie podlegającym ocenie. Obejmie test wiedzy, zadanie praktyczne oraz prezentację przygotowanego rozwiązania. Test będzie sprawdzał zasady zarządzania sobą w czasie, planowania, priorytetyzacji, formułowania celów i odpowiedzialności osobistej. W zadaniu praktycznym analizowana będzie sytuacja zawodowa wymagająca ustalenia priorytetów i przygotowania planu działania. Prezentacja będzie dotyczyć planu realizacji celu wraz z miernikami, etapami, terminami, zasobami, ryzykami i sposobem monitorowania.

10) Szkolenie stanowi kształcenie zawodowe w rozumieniu art. 44 rozporządzenia 282/2011 (tj. służy uaktualnieniu wiedzy do celów zawodowych – szkolenie aktualizuje kompetencje menedżerów MŚP), a na gruncie prawa krajowego korzysta ze zwolnienia z VAT: z art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT – gdy finansowanie wynosi co najmniej 70% ze środków publicznych na podstawie §3 ust.1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz.U. z 2015 r., poz.736).

11) Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo

Materiały szkoleniowe w formie drukowanej lub elektronicznej, prezentacja, karty procesu, arkusze do mapowania stanu obecnego i docelowego, materiały do identyfikowania strat i wąskich gardeł, arkusze analizy przyczyn źródłowych, materiały dotyczące Lean Management i Kaizen, karty projektowania usprawnień oraz arkusze do określania mierników procesu i monitorowania rezultatów.

Nie są wymagane formalne kwalifikacje ani wcześniejsze ukończenie szkoleń z zakresu zarządzania procesami lub Lean Management. Wskazane jest wykonywanie lub planowanie obowiązków związanych z organizacją pracy, zarządzaniem zespołem, realizacją procesów, poprawą jakości albo wdrażaniem usprawnień.

1. platforma komunikacyjna — Microsoft Teams

2. wymagania sprzętowe: komputer stacjonarny/laptop, kamera, mikrofon, słuchawki/ głośniki, system operacyjny minimum WindowsXP/MacOS High Sierra, min. 2 GB pamięci RAM, pamięć dysku minimum 10 GB,

3. sieć: łącze internetowe minimum 50 kb/s,

4. system operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, przeglądarka internetowa (marka nie ma znaczenia)

5. okres ważności linku: od 1 h przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny po zakończeniu szkoleń w dniu ostatnim