Organizacja pracy własnej oraz zarządzanie czasem – usługa szkoleniowa

Dzień 1

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Podstawy organizacji pracy własnej - wideokonferencja - część teoretyczna

Zakres: znaczenie organizacji pracy w środowisku zawodowym; etapy planowania działań; cele, zadania i rezultaty; najczęstsze błędy organizacyjne.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Priorytetyzacja zadań i planowanie działań - wideokonferencja i ćwiczenia indywidualne na arkuszach - część praktyczna

Zakres: ustalanie priorytetów; zadania pilne i ważne; planowanie dnia, tygodnia i cyklu pracy; porządkowanie zadań według celu i czasu realizacji.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Bariery efektywnego wykorzystania czasu - wideokonferencja i praca w grupach (breakout rooms) - część warsztatowa

Zakres: zakłócenia organizacyjne; rozpraszacze i utrata koncentracji; skutki braku planu pracy; czynniki wpływające na obniżenie efektywności.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:30 | Narzędzia wspierające organizację pracy - wideokonferencja i testowanie narzędzi cyfrowych - część praktyczna

Zakres: checklisty, harmonogramy i kalendarze; listy zadań i narzędzia cyfrowe; monitorowanie realizacji zadań; dobór narzędzi do rodzaju pracy.

16:30–17:00 | Podsumowanie dnia szkoleniowego - wideokonferencja i sesja Q&A na chacie - część podsumowująca

Zakres: uporządkowanie kluczowych zagadnień; omówienie najważniejszych zasad organizacji pracy; zebranie wniosków.

Dzień 2

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Zarządzanie czasem w pracy zawodowej - wideokonferencja i dyskusja moderowana - część teoretyczno-dyskusyjna

Zakres: znaczenie planowania czasu; organizacja czasu w zadaniach indywidualnych i zespołowych; zasady efektywnego wykorzystania dnia pracy; najczęstsze błędy w zarządzaniu czasem.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Techniki wspierające terminowość realizacji zadań - wideokonferencja i symulacje sytuacji - część praktyczna

Zakres: planowanie terminów; porządkowanie działań według kolejności; zasady kontroli postępu prac; rozpoznawanie opóźnień i odchyleń.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Organizacja informacji i przepływu zadań - wideokonferencja i praca na tablicach cyfrowych - część praktyczna

Zakres: porządkowanie informacji w pracy; organizacja dokumentów i zadań; czytelny przepływ informacji; wpływ porządku organizacyjnego na efektywność.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:30 | Efektywność osobista i samodyscyplina - wideokonferencja i praca indywidualna - część warsztatowa

Zakres: nawyki wspierające organizację pracy; działania ograniczające straty czasu; utrzymywanie porządku w zadaniach; zasady wspierające systematyczność.

16:30–17:00 | Podsumowanie dnia szkoleniowego - wideokonferencja i ankieta wniosków - część podsumowująca

Zakres: uporządkowanie najważniejszych zagadnień; omówienie zależności między organizacją pracy a wykorzystaniem czasu; zebranie kluczowych wniosków.

Dzień 3

Godziny realizacji: 09:00–17:00

09:00–10:45 | Monitorowanie realizacji planu pracy - wideokonferencja i studium przypadku - część praktyczna

Zakres: kontrola wykonania zadań; identyfikowanie odchyleń od planu; analiza przyczyn opóźnień; sposoby reagowania na zakłócenia.

10:45–11:00 | Przerwa (15 min)

11:00–12:45 | Organizacja pracy w środowisku cyfrowym - wideokonferencja i warsztat w narzędziach online - część warsztatowo-praktyczna

Zakres: wykorzystanie narzędzi online do planowania pracy; współdzielenie informacji; organizacja zadań w środowisku zdalnym; zasady porządkowania pracy cyfrowej.

12:45–13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15–15:00 | Dobre praktyki organizacji pracy i zarządzania czasem - wideokonferencja i dyskusja moderowana - część warsztatowa

Zakres: rozwiązania wspierające efektywność pracy; porządkowanie codziennych obowiązków; utrzymywanie spójnego systemu organizacji; przykłady dobrych praktyk zawodowych.

15:00–15:15 | Przerwa (15 min)

15:15–16:15 | Opracowanie i korekta indywidualnego systemu organizacji pracy – ćwiczenia - część praktyczna

Zakres: Uczestnicy opracowują tygodniowy system organizacji pracy obejmujący cele, priorytety, terminy, sposób monitorowania wykonania oraz zasady reagowania na odchylenia od planu. Następnie analizują przygotowane rozwiązania według przekazanej checklisty.

16:15–17:00 | Walidacja – test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie - testy na platformie cyfrowej - część walidacyjna

Zakres: weryfikacja osiągnięcia efektów uczenia się i spełnienia przypisanych do nich kryteriów weryfikacji.

1) Godziny i forma

Szkolenie trwa łącznie 24 godziny zegarowe. Jedna godzina zegarowa odpowiada 60 minutom. Przerwy są wliczone do czasu trwania usługi. Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym, na platformie Google Meet. Szkolenie przewidziane jest dla grupy od 2 do 30 osób.

Bilans usługi:

• Część teoretyczna: 6 godzin 30 minut
• Część praktyczna: 13 godzin 45 minut
• Walidacja: 45 minut
• Przerwy: 3 godziny 00 minut

Usługa ma charakter kształcenia zawodowego. Jej zakres pozostaje w bezpośrednim związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych wymagających planowania zadań, ustalania priorytetów, terminowej realizacji działań, organizowania informacji, monitorowania postępów oraz wykorzystywania narzędzi cyfrowych. Nabyte efekty uczenia się mogą być bezpośrednio wykorzystywane przez uczestników w organizacji pracy własnej i zespołowej, zarządzaniu czasem pracy oraz reagowaniu na zakłócenia i odchylenia od przyjętego planu.

2) Metoda prowadzenia

Zajęcia prowadzone są metodami interaktywnymi i aktywizującymi: krótkie wprowadzenia trenera, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne i grupowe, symulacje sytuacji wymagających zmiany priorytetów, reagowania na zakłócenia i reorganizacji planu pracy, warsztaty, dyskusje moderowane, analiza przykładów z praktyki zawodowej uczestników.

3) Grupa docelowa.

Usługa skierowana jest do:

• właścicieli firm,
• kadry zarządzającej,
• menedżerów,
• kierowników działów,
• koordynatorów,
• specjalistów administracyjnych,
• pracowników biurowych oraz osób odpowiedzialnych za planowanie zadań, organizację pracy własnej lub zespołowej, terminową realizację obowiązków i efektywne wykorzystanie czasu pracy.
• osób, które wykonują zadania wymagające ustalania priorytetów, planowania działań, pracy pod presją czasu, organizowania informacji i wykorzystywania narzędzi wspierających codzienną organizację pracy.

4) Cel edukacyjny

Usługa przygotowuje uczestnika do stosowania zasad organizacji pracy własnej i zarządzania czasem w środowisku zawodowym. Po zakończeniu usługi uczestnik rozróżnia cele, zadania i priorytety, dobiera metody planowania oraz narzędzia organizacji pracy do opisanych sytuacji zawodowych, identyfikuje bariery efektywnego wykorzystania czasu.

5) Walidacja – zasady zaliczenia

Walidacja efektów uczenia się zostanie przeprowadzona w formie testu teoretycznego on-line z wynikiem generowanym automatycznie.

• Warunkiem zaliczenia walidacji jest uzyskanie co najmniej 80% poprawnych odpowiedzi w teście.

W ramach tej metody walidacji ocenie podlega wyłącznie poprawność odpowiedzi udzielonych przez uczestnika w teście.

Walidacja jest przeprowadzana za pomocą testu elektronicznego, którego wynik generowany jest automatycznie na podstawie uprzednio przygotowanego klucza odpowiedzi. Trener nie ocenia odpowiedzi uczestników, nie ingeruje w wynik testu i nie podejmuje decyzji o osiągnięciu efektów uczenia się. Czynności związane z udostępnieniem linku i technicznym uruchomieniem testu nie stanowią oceny efektów uczenia się.

Komplet materiałów zostanie wysłany w wiadomości e-mail przed rozpoczęciem szkolenia do każdego z Uczestników. Będzie to skrypt wraz z prezentacją (w formacie PDF).

Usługa skierowana jest do osób pełnoletnich należących do grupy docelowej wskazanej w Karcie Usługi, w szczególności właścicieli firm, kadry zarządzającej, menedżerów, kierowników działów, koordynatorów, specjalistów administracyjnych oraz pracowników biurowych, którzy w codziennej pracy realizują zadania wymagające precyzyjnego planowania, ustalania priorytetów oraz sprawnej organizacji pracy własnej lub zespołowej. Program został opracowany tak, aby wyposażyć uczestników pracujących pod presją czasu i w dynamicznym środowisku w praktyczne narzędzia eliminowania barier efektywności, porządkowania przepływu informacji oraz skutecznego wykorzystywania metod i narzędzi wspierających terminową realizację obowiązków.

Warunkiem uczestnictwa jest:

• ukończony 18. rok życia,
• podstawowa umiejętność obsługi komputera i poczty elektronicznej,
• dostęp do urządzenia i warunków technicznych umożliwiających udział w szkoleniu realizowanym zdalnie w czasie rzeczywistym

1. Jeżeli usługa jest finansowana w co najmniej 70% ze środków publicznych, korzysta ze zwolnienia od podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 832). W pozostałych przypadkach do ceny netto zostanie doliczony VAT według właściwej stawki.
2. Warunkiem skorzystania z usługi jest udział w co najmniej 80% zajęć merytorycznych, z wyłączeniem czasu przerw, oraz przystąpienie do walidacji efektów uczenia się.

Platforma komunikacyjna

Usługa realizowana jest za pośrednictwem platformy Google Meet. Organizator posiada licencję Google Workspace umożliwiającą prowadzenie spotkań grupowych przez cały czas przewidziany w harmonogramie oraz nagrywanie zajęć.

Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie przeprowadzany jest za pośrednictwem Google Forms.

Wymagania sprzętowe

Uczestnik powinien dysponować komputerem stacjonarnym lub laptopem wyposażonym w:

• co najmniej dwurdzeniowy procesor;
• minimum 2 GB pamięci RAM;
• kamerę internetową;
• mikrofon;
• głośniki lub słuchawki.

Dopuszczalny jest udział za pomocą tabletu lub urządzenia mobilnego, jeżeli urządzenie umożliwia korzystanie ze wszystkich funkcji Google Meet i Google Forms niezbędnych do aktywnego uczestnictwa w zajęciach oraz walidacji.

System operacyjny i przeglądarka

Wymagany jest aktualny system operacyjny wspierany przez Google Meet, w szczególności aktualna wersja systemu Microsoft Windows, macOS, Chrome OS albo systemu Linux opartego na dystrybucji Debian.

Uczestnik powinien korzystać z aktualnej wersji jednej z obsługiwanych przeglądarek:

• Google Chrome;
• Microsoft Edge;
• Mozilla Firefox;
• Safari.

Przeglądarka musi mieć włączoną obsługę JavaScript i plików cookies oraz przyznane uprawnienia do korzystania z kamery i mikrofonu.

Połączenie internetowe

Uczestnik powinien posiadać stabilne, szerokopasmowe połączenie z Internetem.

Dla zachowania dobrej jakości obrazu i dźwięku rekomendowane jest łącze o przepustowości co najmniej:

• 4 Mb/s dla pobierania danych;
• 3,2 Mb/s dla wysyłania danych.

W przypadku korzystania z sieci bezprzewodowej zalecane jest przebywanie w miejscu zapewniającym stabilny sygnał Wi-Fi lub skorzystanie z przewodowego połączenia z Internetem.

Adres e-mail i dostęp do usługi

Uczestnik powinien posiadać aktywny adres e-mail umożliwiający otrzymanie:

• linku do spotkań Google Meet;
• materiałów dydaktycznych;
• linku do testu walidacyjnego;
• informacji o wyniku walidacji;
• zabezpieczonego linku do nagrań zajęć.

Link do spotkań Google Meet będzie aktywny od jednej godziny przed rozpoczęciem szkolenia w pierwszym dniu realizacji usługi do jednej godziny po zakończeniu szkolenia w dniu ostatnim.

Link do testu walidacyjnego zostanie udostępniony przed rozpoczęciem walidacji i będzie aktywny w czasie wskazanym w harmonogramie.

Nagrywanie i udostępnianie zajęć

Zajęcia realizowane w głównym pokoju spotkania Google Meet są nagrywane. Nagranie może obejmować prezentowane treści, obraz i głos trenera oraz obraz, głos, nazwę profilu i wypowiedzi uczestników biorących udział w spotkaniu.

Uczestnicy zostaną przed rozpoczęciem usługi poinformowani o zasadach nagrywania, przetwarzania danych i udostępniania nagrań.

Zapoznanie się z nagraniem nie zastępuje udziału w zajęciach prowadzonych w czasie rzeczywistym i nie jest uwzględniane przy obliczaniu frekwencji.

Przygotowanie uczestnika

Przed rozpoczęciem usługi uczestnik powinien sprawdzić:

• możliwość otwarcia linku do Google Meet;
• działanie kamery, mikrofonu i urządzenia odtwarzającego dźwięk;
• stabilność połączenia internetowego;
• możliwość otwarcia formularza Google Forms;
• poprawność adresu e-mail przekazanego organizatorowi.