Komunikacja Menedżerska w Praktyce – usługa szkoleniowa

DZIEŃ 1 – FUNDAMENTY KOMUNIKACJI MENEDŻERSKIEJ

(8 godzin dydaktycznych, dwie przerwy 15 min, jedna przerwa 45 min)

09:00 – 09:45 – Wprowadzenie do szkolenia

• cele szkolenia + oczekiwane efekty (językiem biznesowym: jakość, czas, ryzyko, eskalacje)
• zasady pracy na scenkach (poufność, feedback „na zachowanie”, prawo do pauzy)
• szybka integracja: „najtrudniejsza sytuacja komunikacyjna z ostatnich 30 dni” (bez wchodzenia w wrażliwe dane)
• zebranie oczekiwań i mapowanie

09:45 – 10:30 – Rola menedżera w komunikacji – punkt wyjścia

• za co menedżer odpowiada komunikacyjnie (klarowność, decyzje, odpowiedzialność, standardy)
• typowe sytuacje: delegowanie, korekta jakości, priorytety, konflikt, zmiana
• najczęstsze błędy: niedomówienia, „domyśl się”, brak właściciela, brak terminu, brak standardu jakości
• praktyki: „co zawsze ma się znaleźć w komunikacie menedżerskim” (checklista)

10:30 – 10:45 – Przerwa kawowa (15 min)

10:45 – 12:15 – Style komunikacji i dopasowanie do pracownika (90 min)

• 4 potrzeby komunikacyjne (praktyczne i bezpieczne):
• Klarowność (ile szczegółu)
• Tempo (szybko vs etapami)
• Autonomia (ile decyzji oddaję)
• Wsparcie/relacja (ile kontekstu i uznania)
• mini-diagnoza własnych preferencji (kiedy komunikuję zbyt ogólnie / zbyt szczegółowo)
• jak rozpoznać preferencje pracownika po zachowaniach (pytania diagnostyczne)
• dopasowanie: ten sam komunikat w 2–3 wersjach (krótka/standard/rozszerzona)

12:15 – 13:00 – Przerwa obiadowa (45 min)

13:00 – 14:30 – Precyzyjny komunikat menedżerski – od hasła do jasnego zadania (90 min)

• Precyzyjny komunikat menedżerski: od hasła do zadania (standard C-K-O-S-T-W-K)
• schemat komunikatu zadaniowego (kręgosłup nr 1)
• ogólnik vs konkret: przykłady i konsekwencje (czas, jakość, konflikty)
• standard jakości: jak opisać „dobrze zrobione” (kryteria, przykłady, miary)
• jak ustalać priorytet i co zrobić, gdy priorytety się zmieniają
• „konflikt priorytetów – co komunikuję, co odpuszczam, jak domykam”

14:30 – 14:45 – Przerwa kawowa (15 min)

14:45 – 16:15 – Pytania i słuchanie – fundament rozmowy 1:1 (90 min)

• rodzaje pytań jako narzędzia zarządzania (diagnoza ryzyka, przeszkód, zasobów)
• parafraza, doprecyzowanie, testowanie założeń
• różnica: coachingowe pytanie vs „wykręcanie się” menedżera od decyzji
• struktura 1:1: cel spotkania → blokery → decyzje → domknięcie

DZIEŃ 2 – FEEDBACK, ROZMOWY TRUDNE, EMOCJE I ZMIANA

(8 godzin dydaktycznych, dwie przerwy 15 min, jedna przerwa 45 min)

9:00 – 9:45 – Feedback jako standard (część teoretyczna)

• zasady: intencja, konkret, szacunek, prawo do pauzy
• typowe błędy: generalizacje, etykiety, „ty zawsze”, diagnozy osobowości
• kiedy NIE używać „kanapki” (ryzyko sztuczności); ewentualnie jako „uznanie → fakt → ustalenie”, bez manipulacji

09:45–10:30 – Feedback w praktyce

• „Od oceny do faktu” (przepisanie zdań)
• Feedback na 3 poziomach trudności (lekki/średni/trudny) – tylko w SBI (żeby utrwalić)

Przerwa 15 min (10:30–10:45)

10:45 – 11:30 – Przygotowanie do trudnej rozmowy

• „trzy rozmowy w jednej”: fakty / emocje / tożsamość (co uruchamia obronę)
• mapa rozmowy: cel biznesowy, cel relacyjny, minimalny rezultat, granice, ryzyka
• struktura rozmowy (kręgosłup nr 3): fakty → ryzyko → perspektywa → ustalenia → konsekwencje/monitoring

11:30 – 12:15 – Prowadzenie rozmów trudnych – ćwiczenia

• otwarcie: obserwacja → intencja → zaproszenie do perspektywy
• pytania: doprecyzowanie, testowanie założeń, parafraza
• Symulacja (role-play)

Przerwa 45 min (12:15–13:00)

13:00 – 13:45 – Emocje i deeskalacja: regulacja, granice, powrót do faktów

• emocje jako dane: sygnały przeciążenia i obrony
• „okno tolerancji”: kiedy pauza, kiedy zmiana kanału, kiedy przełożenie
• 4 kroki deeskalacji: uznanie → pytanie → wybór → mikroustalenie
• komunikaty graniczne (bez agresji): „stop-klatka” + warunki kontynuacji

13:45 – 14:30 – Ćwiczenie: „Trudne reakcje”

• „Trudne reakcje” złość / obrona / wycofanie / atak personalny
• odpowiedzi w modelu: fakt → wpływ → pytanie → propozycja

Przerwa 15 min (14:30–14:45)

14:45–15:30 – Zmiana: komunikacja oporu i egzekwowanie wdrożenia

• opór: co znaczy i skąd się bierze (utrata kontroli, niepewność, obciążenie)
• ADKAR jako mapa wdrożenia (bez rozwlekania)

15:30 – 16:15 – Case study: komunikat o zmianie + rozmowa trudna po wdrożeniu

• komunikat do zespołu (klarowność + sens + oczekiwania)
• rozmowa 1:1 z osobą, która nie wdraża ustaleń (SBI/DESC)
• „opór jawny” i „opór bierny”

DZIEŃ 3 – KOMUNIKACJA ZESPOŁOWA, PISEMNA I PLAN WDROŻENIA

(9 godzin dydaktycznych, dwie przerwy 15 min, jedna przerwa 45 min)

9:00 – 9:45 – Zespół jako system komunikacyjny (część teoretyczna)

• gdzie powstaje chaos: brak decyzji, brak właściciela, brak standardu kanału
• zasada „one source of truth” (wspólne ustalenia w jednym miejscu)
• kanały (mail/chat/spotkanie), SLA odpowiedzi, godziny ciszy
• definicje: co jest „pilne”, co „ważne”, co „informacyjne”

9:45 – 10:30 – Ćwiczenie: projekt zasad dla własnego zespołu

• 8–10 zasad + 3 rytuały (np. weekly, daily, 1:1, retro)
• krótkie prezentacje + doprecyzowanie

Przerwa 15 min (10:30–10:45)

10:45 – 11:30 – Spotkania i decyzje: facylitacja, konflikty, uzgodnienia (część teoretyczna)

• Struktura spotkania menedżerskiego: cel, agenda, role (prowadzący/timekeeper/notujący), definicja decyzji; różnica: status vs decyzje vs rozwiązywanie problemów
• Narzędzia facylitacji i domykania ustaleń: parafraza zespołowa, „check for alignment”, podsumowanie w 3 punktach; format decyzji: co robimy / kto / do kiedy / jak mierzymy

11:30–12:15 – Symulacja: spotkanie z napięciem i konfliktem (ćwiczenia)

• scenariusze: przerywanie, dominacja, bierni uczestnicy, pasywna agresja
• interwencje: stop-klatka, nazwanie procesu, przywrócenie zasad

Przerwa 45 min (12:15–13:00)

13:00 – 13:45 – Komunikacja pisemna: standard jasności i tonu + bezpieczne AI

• temat/cel w 1 zdaniu
• minimalny kontekst (tylko co niezbędne)
• decyzja/oczekiwanie (co ma się wydarzyć)
• termin i właściciel
• ton: uprzejmie, bez pasywnej agresji, bez „znikających oczekiwań”
• czego nie wrzucamy do narzędzi AI: dane osobowe, poufne, wrażliwe, identyfikowalne szczegóły
• zasada anonimizacji i „placeholderów”
• 2 prompty: „zwięźle i jednoznacznie” + „neutralny ton, bez konfliktu”

13:45 – 14:30 – Ćwiczenia praktyczne (komunikacja pisemna w standardzie)

• prośba o decyzję, przekazanie zadania, eskalacja ryzyka, podsumowanie spotkania, przypomnienie bez napięcia
• Ćwiczenie: „Redakcja komunikatu” – uczestnicy przerabiają 3 chaotyczne wiadomości na wersję menedżerską
• feedback w parach: jasność, kompletność, ton

Przerwa 15 min (14:30–14:45)

14:45 – 15:30 – Plan wdrożenia: praktyki 30–60–90 dni, mierniki, odpowiedzialność

• dlaczego wdrożenia się nie dzieją: brak właściciela, brak miar, brak rytuału
• plan 30–60–90: zasady → rytuały → feedback/trudne rozmowy jako standard
• 3 mierniki „lekkie” (czas spotkań, liczba niedomówień/eskalacji, terminowość zadań) + monitoring

15:30 – 16:15 – Podsumowanie i transfer do praktyki + przygotowanie do walidacji

• Podsumowanie kluczowych wniosków z 3 dni
• Transfer do praktyki: mikroplan wdrożenia uczestnika
• Sesja pytań i odpowiedzi (Q&A)
• Ewaluacja szkolenia (ankieta + szybka refleksja)
• Sprawy formalne i briefing walidacyjny

16:15–17:00 – Walidacja: wywiad ustrukturyzowany + symulacja sytuacyjna

• Komunikat zadaniowy i domknięcie (kto/co/do kiedy/standard)
• Feedback lub rozmowa korygująca (SBI / DESC)
• Reakcja na trudną emocję/opór (deeskalacja + granice)

1) Godziny i forma

Szkolenie odbywa się w godzinach dydaktycznych (1 godz. = 45 minut), łącznie 25 godzin dydaktycznych (W tym: 24 godziny dydaktyczne zajęć + 1 godzina dydaktyczna walidacji). Usługa realizowana jest zdalnie w czasie rzeczywistym, na platformie Google Meet. Przerwy (dwie po 15 minut i jedna 45-minutowa w każdym dniu) nie są wliczane do czasu szkolenia. Szkolenie przeznaczone jest od 1 do 3 osób (kameralnie, praca na przykładach uczestników).

2) Metoda prowadzenia

Zajęcia prowadzone są metodami interaktywnymi i aktywizującymi: krótkie wprowadzenia trenera, studia przypadków, ćwiczenia indywidualne, quizy on-line, dyskusje moderowane, praca na checklistach i prostych procedurach.

3) Grupa docelowa. Usługa skierowana jest do:

• Kadra zarządzająca pierwszej linii – menedżerowie liniowi, kierownicy działów, team leaderzy oraz koordynatorzy projektów, odpowiedzialni za codzienne kierowanie zespołami i dowożenie wyników.
• Początkujący i doświadczeni liderzy, którzy chcą uporządkować, zaktualizować i „podostrzyć” swoje narzędzia komunikacyjne, tak aby rozmawiać z zespołem pewniej, konkretniej i bardziej profesjonalnie.

Usługa przeznaczona jest również dla Uczestników projektów: Małopolski Pociąg do Kariery, Nowy Start w Małopolsce (EURES), Kierunek Rozwój, a także adresowana do Uczestników projektu Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe.

Uczestnicy nie muszą mieć doświadczenia w zarządzaniu zespołem.

4) Cel edukacyjny. Usługa „Komunikacja Menedżerska w Praktyce – usługa szkoleniowa” przygotowuje do skutecznego i świadomego kierowania zespołem poprzez klarowną, konkretną komunikację menedżerską w codziennej pracy lidera.

5) Walidacja – kryteria ogólne

 Uczestnik otrzyma zaświadczenie po spełnieniu dwóch warunków:

1. frekwencja co najmniej 80% czasu szkolenia (bez przerw)
2. wynik walidacji na poziomie minimum 80%.

Proces walidacji obejmuje wywiad ustrukturyzowany oraz obserwację w warunkach symulowanych (rozwiązanie case’u). Podczas wywiadu Uczestnik odpowiada na pytania odnoszące się do efektów uczenia się, a w części symulacyjnej przedstawia sposób rozwiązania sytuacji menedżerskiej.

Walidacja trwa 45 minut i jest prowadzona według stałego schematu: ok. 15 min wywiadu + 25 min symulacji + 5 min podsumowania oceny.

Ocena jest dokonywana w oparciu o rubrykę punktową (maks. 12 pkt). Próg zaliczenia: 10/12 pkt (≥80%).

Ocenie podlega w szczególności:

• merytoryczna poprawność i trafność doboru narzędzi (np. SBI/DESC, domykanie ustaleń),
• jasność i zwięzłość wypowiedzi (cel, oczekiwanie, brak dygresji),
• operacyjność ustaleń (kto/co/do kiedy/standard/monitoring),
• praca na faktach (bez etykiet i generalizacji).

Prezentacja w formacie PDF oraz checklisty w formacie PDF.

• Ukończony 18 rok życia

1. Jeśli szkolenie będzie dofinansowane ze środków publicznych w co najmniej 70%, będzie zwolnione przedmiotowo z podatku VAT (podstawa prawna: par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 955 z późn. zm.)).
2. Zawarto Umowę ramową numer RR.0716.275.2024 z WUP w Toruniu dotycząca realizacji i rozliczania Usług z wykorzystaniem bonów elektronicznych w ramach Projektu Kierunek – Rozwój.
3. Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.
4. Zawarto umowę z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie na świadczenie usług rozwojowych z wykorzystaniem elektronicznych bonów szkoleniowych w ramach projektu Zachodniopomorskie Bony Szkoleniowe.

1. Platforma komunikacyjna – Google Meet.

2. Wymagania sprzętowe:

• komputer z aktualnym systemem (Windows 10 lub nowszy / macOS 12 lub nowszy / aktualna dystrybucja Linux),
• aktualna przeglądarka (Chrome/Edge/Firefox/Safari – co najmniej dwie ostatnie wersje),
• stabilne łącze internetowe o przepustowości min. 10 Mb/s (pobieranie) i 2 Mb/s (wysyłanie),
• sprawna kamera komputerowa i mikrofon,
• sprawne słuchawki/ głośniki.

1. Okres ważności linku: od godziny zegarowej przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny zegarowej po zakończeniu szkolenia w dniu ostatnim.