Komunikacja wewnętrzna w firmie: Narzędzia i techniki efektywnego przekazu – usługa szkoleniowa

DZIEŃ 1: PODSTAWY I FUNDAMENTY KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

(8:00–9:30) – Wprowadzenie i znaczenie komunikacji wewnętrznej

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest kluczowa?

• Koszty i konsekwencje nieefektywnej komunikacji (błędy w projektach, konflikty, niższa motywacja).
• Rola komunikacji w budowaniu kultury organizacyjnej.

Modele i procesy komunikacji

• Model nadawca–odbiorca (koncepcja szumu, kodowania i dekodowania).
• Kanały i rodzaje przekazu: pisemny, ustny, elektroniczny, wizualny.

(9:30–11:00) – Kanały i narzędzia komunikacji wewnętrznej

1. Przegląd tradycyjnych i nowoczesnych kanałów
   • Spotkania, telefony, e-maile, tablice informacyjne.
   • Intranet, komunikatory (Teams, Slack), platformy wideokonferencyjne, social media wewnętrzne.
2. Dobór kanału do celu i odbiorcy
   • Kiedy e-mail, a kiedy spotkanie? Jak unikać „przeładowania” informacjami?
   • Zasady netykiety i etykiety spotkań online.

11:00-12:00 – Przerwa obiadowa

(12:00–13:30) – Fundamenty skutecznego przekazu

Klarowność i zrozumiałość komunikatu

• Dobór języka do odbiorcy, struktura wypowiedzi (wstęp, rozwinięcie, podsumowanie).
• Technika „Prosto z mostu” vs. styl kontekstowy – jak uniknąć nieporozumień?

Aktywne słuchanie i feedback

• Techniki parafrazy, zadawania pytań pogłębiających.
• Konstruktywna informacja zwrotna (model FUKO, kanapka feedbacku, itp.).

(13:30–15:00) – Budowanie standardów i kultury dialogu

Kultura organizacyjna a komunikacja

• Spójność wartości firmy z codziennymi zachowaniami.
• Przykłady firm, które zbudowały silną kulturę otwartej komunikacji.

Kodeks komunikacyjny

• Określanie zasad: czas reakcji, forma komunikatu, standardy pisania maili.
• Rola liderów: jak wprowadzać i egzekwować ustalenia?

Case study

• Analiza realnych „kodeksów” i ich skuteczności w różnych branżach.
• Grupowe opracowanie propozycji zasad komunikacyjnych.

DZIEŃ 2: TECHNIKI ZAAWANSOWANE I KOMUNIKACJA W ZESPOŁACH/PROJEKTACH

(8:00–9:30) – Komunikacja w zespołach i projektach

Zarządzanie informacją w zespole

• Jasne przydzielanie ról i odpowiedzialności.
• Rytm spotkań (daily stand-up, weekly review, retrospektywa).

Metodyki zwinne (Agile, Scrum, Kanban)

• Jak wspierają przejrzystą i regularną komunikację?
• Tablice projektowe i backlog – organizacja zadań i przepływ wiedzy.

(9:30–11:00) – Narzędzia cyfrowe i współpraca zdalna/hybrydowa

Przegląd platform i aplikacji

• Microsoft Teams, Slack, Zoom, Google Workspace, Trello, Asana itp.
• Integracje, automatyzacje, korzystanie z kalendarzy współdzielonych.

Efektywne spotkania online

• Przygotowanie agendy, zasady prowadzenia dyskusji, angażowanie uczestników.
• Wspólne tworzenie dokumentów i notatek (Google Docs, MS OneNote).

11:00-12:00 – Przerwa obiadowa

12:00–13:30 – Komunikowanie zmian i sytuacje kryzysowe

1. Psychologia zmian
   • Fazy reakcji pracowników na zmianę (negacja, opór, eksploracja, akceptacja).
   • Jak przygotować zespół i zminimalizować opór?
2. Planowanie kampanii informacyjnej
   • Identyfikacja kluczowych interesariuszy (zarząd, menedżerowie, pracownicy liniowi).
   • Kanały, częstotliwość i treść komunikatów – dopasowanie do odbiorcy.
3. Komunikacja kryzysowa
   • Szybkość reakcji, spójny przekaz, empatia wobec obaw.
   • Przykłady dobrych i złych praktyk w kryzysach PR/HR.

(13:30–15:00) – Rozwiązywanie konfliktów i trudnych sytuacji

1. Źródła konfliktów
   • Błędy w przepływie informacji, zbieżność/rozbieżność interesów, różnice kulturowe lub osobowościowe.
2. Style rozwiązywania konfliktów (unikanie, dostosowanie, rywalizacja, kompromis, współpraca)
   • Jak wybrać adekwatną strategię w zależności od sytuacji

DZIEŃ 3: KOMUNIKACJA LIDERSKA, WDRAŻANIE ZMIAN I DOSKONALENIE PROCESÓW

8:00–11:00 – Komunikacja liderska i międzydziałowa

1. Rola lidera w komunikacji
   • Budowanie zaufania, transparentności i otwartości w zespole.
   • Motywowanie pracowników dzięki spersonalizowanemu przekazowi.
2. Komunikacja między działami
   • Bariery silosów i sposoby ich przełamywania.
   • Spotkania cross-funkcyjne, wspólne cele i zrozumienie potrzeb innych obszarów firmy.
3. Przykłady z praktyki
   • Historie sukcesów i porażek w komunikacji liderskiej i międzydziałowej.

Wskaźniki skuteczności komunikacji

• Ankiety satysfakcji, zaangażowanie pracowników, frekwencja na spotkaniach, otwieralność newsletterów.
• Jakościowe metody oceny (wywiady, focus group).

Analiza danych i raportowanie

• Interpretacja wyników, identyfikacja obszarów do poprawy.
• Narzędzia do zbierania feedbacku i automatyzacji raportów.

11:00-12:00 – Przerwa obiadowa

12:00–13:30 – Warsztaty praktyczne: praca z realnymi wyzwaniami

• Identyfikacja kluczowych problemów w komunikacji
• Tworzenie „banku pomysłów”
• ulepszenie obecnych narzędzi
• wprowadzenie nowych kanałów
• zmiana standardów.

13:30–14:00 – Podsumowanie oraz ewaluacja

Tworzenie indywidualnego planu doskonalenia komunikacji, Prezentacje planów,

14:00-15:00 – Walidacja

1) Czas trwania: Szkolenie odbywa się w godzinach dydaktycznych, czyli 1 godzina szkolenia równa się 45 minut, łącznie 24 godziny.

2) Przerwy: Przerwy ujęte w harmonogramie nie są wliczane w czas trwania szkolenia.

3) Metodyka: Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

4) Forma: Usługa odbywa się zdalnie w czasie rzeczywistym.

5) Cel edukacyjny: Usługa „Komunikacja wewnętrzna w firmie: Narzędzia i techniki efektywnego przekazu – usługa szkoleniowa” PRZYGOTOWUJE do samodzielnego projektowania, prowadzenia i doskonalenia procesów komunikacji wewnętrznej w organizacji.

6) Warunki organizacyjne: Szkolenie odbędzie się w formie zdalnej w czasie rzeczywistym na platformie komunikacyjnej Google Meet. Szkolenie przewidziane jest od jednej do trzech osób.

7) Walidacja: Proces walidacji składa się z dwóch części: testu teoretycznego oraz obserwacji w warunkach symulowanych. Test teoretyczny polega na wypełnieniu formularza w Google Forms w zakresie tematyki ujętej w efektach uczenia się. Obserwacja w warunkach symulowanych polega na wykonywaniu poleceń związanych z efektami uczenia się, które będą sprawdzane przez walidatora. W przypadku jednego uczestnika walidacja przebiega w terminie wskazanym w harmonogramie, a w przypadku większej liczby uczestników terminy walidacji będą ustalane indywidualnie z uczestnikami. Czas na walidację dla jednej osoby to 60 minut. Dokładne terminy walidacji poszczególnych Uczestników będą dostępne u Dostawcy Usługi.

8) Grupa docelowa:

• Kadra menedżerska i liderzy zespołów
• Specjaliści ds. HR i komunikacji wewnętrznej
• Pracownicy działów, w których przepływ informacji ma kluczowe znaczenie
• Każdy pracownik chcący usprawnić swoją komunikację w firmie
• Osoby aspirujące do ról liderskich lub menedżerskich
• Pracownicy pierwszej linii (obsługa klienta, sprzedaż, wsparcie techniczne)
• Zespoły projektowe i międzydziałowe
• Nowi pracownicy (onboarding)
• Freelancerzy i współpracownicy zewnętrzni (w ramach organizacji)
• Uczestnicy projektu Kierunek Rozwój

Komplet materiałów zostanie wysłany na maila każdego z uczestników szkolenia. Będzie to skrypt wraz z prezentacjami danego szkolenia.

Ukończony 18 rok życia.

1. Jeśli szkolenie będzie dofinansowane ze środków publicznych w co najmniej 70% oraz będzie miało charakter usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, będzie zwolnione przedmiotowo z podatku VAT (podstawa prawna: par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 955 z późn. zm.)).
2. Dla osób korzystających z dofinansowania wymagana jest minimalna frekwencja na poziomie 80% zajęć, potwierdzona listą obecności.
3. Zawarto Umowę ramową numer RR.0716.275.2024 z WUP w Toruniu dotycząca realizacji i rozliczania Usług z wykorzystaniem bonów elektronicznych w ramach Projektu Kierunek – Rozwój.

1. Platforma komunikacyjna – Google Meet;

2. Wymagania sprzętowe: komputer stacjonarny/laptop, kamera, mikrofon, słuchawki/ głośniki, system operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, min. 2 GB pamięci RAM, pamięć dysku minimum 10 GB,

3. Sieć: łącze internetowe minimum 50 kb/s;

4. System operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, przeglądarka internetowa (marka nie ma znaczenia);

5. Okres ważności linku: od 1h przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny po zakończeniu szkoleń w dniu ostatnim.