Angielski w korespondencji i dokumentacji zawodowej

Program usługi

Szkolenie obejmuje 34 godziny zegarowe: 6 godzin teorii, 21 godzin praktyki, 2 godziny walidacji i 5 godzin przerw. Przerwy są ujęte w harmonogramie i wliczone do łącznego czasu oraz ceny usługi. Dobrowolna praca własna pomiędzy spotkaniami nie jest wliczana do czasu ani ceny usługi.

Moduł 1 Informacje z wiadomości i załącznika

4 godz. zajęć | teoria 1 godz. | praktyka 3 godz.

Zakres: Odczytywanie celu kontaktu, wymagań, terminów i danych identyfikujących sprawę. Łączenie krótkiej wiadomości z załącznikiem. Rozróżnianie informacji potwierdzonej, brakującej i sprzecznej.

Środki językowe: Słownictwo terminów, wymagań, statusów i identyfikatorów. Pytania o brakujące dane oraz proste zdania wyrażające obowiązek i warunek.

Praktyka: Porównanie wiadomości z załącznikiem, wybór danych do karty sprawy, wskazanie wymaganych działań i przygotowanie pytań o brakujące informacje.

Moduł 2 Powiązana korespondencja zawodowa

7 godz. zajęć | teoria 1,5 godz. | praktyka 5,5 godz.

Zakres: Odpowiedź na zapytanie, prośba o uzupełnienie, wyjaśnienie i potwierdzenie rozwiązania. Spójność ustaleń w dwóch wiadomościach dotyczących jednej sprawy. Dobór tonu i logicznej kolejności informacji.

Środki językowe: Zwroty korespondencji zawodowej, uprzejme prośby i potwierdzenia, odwołania do wcześniejszej wiadomości i załącznika oraz określenia dalszego działania.

Praktyka: Tworzenie dwóch powiązanych wiadomości o łącznej długości 100-150 słów na zmieniających się danych, odpowiedź na niepełne zapytanie i sprawdzenie zgodności ustaleń między wiadomościami.

Moduł 3 Formularz i dokument operacyjny

5 godz. zajęć | teoria 1 godz. | praktyka 4 godz.

Zakres: Odczytywanie nazw pól i instrukcji. Przenoszenie informacji do ośmiopolowej karty sprawy lub zlecenia. Zapis dat, ilości i identyfikatorów, oznaczenie braków oraz jednoznaczne zapisanie pliku.

Środki językowe: Nazwy pól, statusów i zakresu sprawy, krótkie instrukcje oraz sposoby zapisu dat i wartości w materiałach anglojęzycznych.

Praktyka: Uzupełnienie formularza z wiadomości i załącznika, wykrycie rozbieżności, oznaczenie informacji wymagającej potwierdzenia i zapis pliku pod nazwą właściwą dla sprawy.

Moduł 4 Pisemne wyjaśnianie niezgodności

4 godz. zajęć | teoria 0,5 godz. | praktyka 3,5 godz.

Zakres: Opis brakującej informacji, niezgodności dokumentu, opóźnienia lub potrzeby poprawy. Oddzielanie faktów od przypuszczeń, formułowanie prośby o wyjaśnienie i potwierdzanie dalszego działania.

Środki językowe: Wyrażenia problemu, przyczyny i skutku, prośby o korektę, potwierdzenie i uzupełnienie. Proste relacjonowanie zdarzenia i proponowanie kolejnego kroku.

Praktyka: Przygotowanie fragmentu korespondencji na podstawie rozbieżności w dwóch źródłach oraz odpowiedzi potwierdzającej przyjęte rozwiązanie. Sprawdzenie zgodności treści z dowodami.

Moduł 5 Krótki raport o przebiegu sprawy

3 godz. zajęć | teoria 0,5 godz. | praktyka 2,5 godz.

Zakres: Wykonane działania, aktualny status, przeszkoda i następny krok. Dobór informacji do odbiorcy oraz powiązanie raportu z korespondencją i dokumentem operacyjnym.

Środki językowe: Wyrażenia zakończonych i bieżących czynności, statusu, terminu i odpowiedzialności. Podstawowe łączniki i konstrukcje opisu planowanego działania.

Praktyka: Raport 60-90 słów oparty na dokumentacji sprawy, poprawa niepełnego podsumowania oraz sprawdzenie zgodności raportu z wiadomościami i formularzem.

Moduł 6 Kontrola spójności i zintegrowane zadanie dokumentacyjne

4 godz. zajęć | teoria 1,5 godz. | praktyka 2,5 godz.

Zakres: Kompletność informacji, zgodność danych, logiczna kolejność i ton. Identyfikacja co najmniej trzech niezgodności, ich korekta i uzasadnienie na podstawie źródła. Połączenie korespondencji, formularza i raportu w jednej sprawie. Omówienie walidacji.

Środki językowe: Dobór precyzyjnych określeń, jasne odwołania do dokumentu i wyrażenia uzasadniające korektę. Uporządkowanie poznanych zwrotów do komunikacji pisemnej.

Praktyka: Sprawdzenie roboczego zestawu listą kontrolną, poprawa trzech rozbieżności, wskazanie źródła korekt i przygotowanie końcowego zestawu. Materiały ćwiczeniowe inne niż walidacyjne.

Metody realizacji i organizacja zajęć

Zajęcia są prowadzone metodą zadaniową i warsztatową. Krótkie wprowadzenia lektora łączą się z czytaniem korespondencji i załączników, indywidualną pracą na komputerze, redagowaniem tekstów, porównywaniem wersji i zadaniami dokumentacyjnymi. Zasadniczym przedmiotem zajęć jest język angielski; obsługa poczty i edytora służy przygotowaniu anglojęzycznych treści. Instrukcje mogą być objaśniane po polsku odpowiednio do potrzeb grupy. Uczestnicy pracują na fikcyjnych lub zanonimizowanych danych, w środowisku ćwiczeniowym. Scenariusze są przydatne w różnych zawodach. Trener omawia rezultaty i przekazuje informację zwrotną podczas zajęć. Walidacja końcowa jest prowadzona niezależnie od tych ćwiczeń.

Sala szkoleniowa z indywidualnym stanowiskiem komputerowym dla każdego uczestnika. Organizator zapewnia komputer, edytor tekstu, dostęp do przygotowanych plików i środowiska ćwiczeniowego poczty oraz możliwość zapisania i przekazania prac walidatorowi. Praca na własnym urządzeniu jest możliwa po sprawdzeniu zgodności warunków i oprogramowania z wymaganiami ćwiczeń. Wymagane narzędzia i materiały są zapewniane w cenie usługi.

Zajęcia trwają zgodnie z poniższym harmonogramem. W każdym dniu przerwa jest zaplanowana od 12:00 do 13:00 i stanowi odstęp między blokami zajęć lub zajęciami i walidacją. Zajęć nie skraca się o czas przerwy. Organizator uzgadnia racjonalne dostosowania ze zgłoszonymi osobami ze szczególnymi potrzebami, z zachowaniem możliwości rzetelnego sprawdzenia efektów uczenia się.

Organizacja walidacji

Walidacja odbywa się stacjonarnie w dniu D5 w godzinach 13:00-15:00 i jest wliczona do 34 godzin usługi. Przeprowadza ją Agnieszka Sobala, osoba posiadająca kompetencje do oceny języka angielskiego i opisanych zadań dokumentacyjnych, która nie prowadziła zajęć ani nie uczestniczyła w kształceniu ocenianej grupy.

13:00-13:05 - instrukcja organizacyjna i przekazanie indywidualnych materiałów. 13:05-13:20 - test teoretyczny: odczytanie informacji z korespondencji i załącznika, 10 zadań zamkniętych po 1 punkcie. 13:20-14:35 - obserwacja w warunkach symulowanych podczas samodzielnego zadania na komputerze. Uczestnik tworzy dwie powiązane wiadomości o łącznej długości 100-150 słów: wyjaśnienie niezgodności i potwierdzenie rozwiązania. Uzupełnia ośmiopolowy dokument operacyjny i sporządza raport 60-90 słów. Otrzymuje także roboczy zestaw dokumentów z co najmniej trzema niezgodnościami, które identyfikuje i koryguje przy użyciu listy kontrolnej.

14:35-15:00 - analiza dowodów i deklaracji: ocena listy kontrolnej, roboczej i końcowej wersji dokumentów oraz uzasadnień korekt. Walidator porównuje rezultaty ze źródłami i kryteriami. Uczestnik może zostać poproszony o doprecyzowanie źródła uzasadnienia; nie otrzymuje dodatkowego nauczania ani pomocy w poprawie pracy.

Efekt 1 jest potwierdzony po uzyskaniu minimum 6 z 10 punktów. Dla każdego z efektów 2-5 walidator ocenia cztery kryteria w skali 0 albo 1 punkt; potwierdzenie efektu wymaga spełnienia wszystkich czterech. Błędy językowe są dopuszczalne, jeżeli nie uniemożliwiają zrozumienia i wykonania zadania. Pozytywny wynik jest wymagany dla każdego efektu oddzielnie. Punkty z jednego efektu nie zastępują niezaliczonego innego efektu.

Dokumentacja obejmuje test i klucz, źródła, polecenia, indywidualne pliki, listę kontrolną, arkusz obserwacji i analizy dowodów z wynikiem każdego kryterium i efektu oraz protokół walidacji. Materiały są nowe względem ćwiczeń. Uczestnicy pracują samodzielnie. Po ocenie otrzymują informację o wyniku. Dokumentację przechowuje się zgodnie z wymaganiami projektu i zasadami ochrony danych.

Materiały dla uczestników

Uczestnik otrzymuje materiały papierowe lub elektroniczne: zestawy zwrotów do korespondencji zawodowej, przykładowe wiadomości i załączniki, formularze i karty sprawy, wzory krótkich raportów, listy kontrolne kompletności i spójności oraz zadania z fikcyjnymi danymi. Materiały umożliwiają dalsze samodzielne ćwiczenie po zakończeniu usługi. Organizator zapewnia dostęp do poczty lub jej środowiska ćwiczeniowego i edytora tekstu. Korzystanie z płatnego narzędzia AI ani posiadanie prywatnego konta w takim narzędziu nie jest wymagane.

Informacje dodatkowe

Warunkiem uzyskania zaświadczenia potwierdzającego nabycie kompetencji jest udział w co najmniej 80% czasu realizacji usługi oraz uzyskanie pozytywnego wyniku walidacji dla każdego efektu uczenia się. Dokument zawiera opis potwierdzonych efektów lub jednoznaczne odwołanie do załącznika z ich wykazem. Dokumentację obecności prowadzi się na bieżąco dla każdego dnia, z odnotowaniem nieobecności.