Kadry i legalizacja zatrudnienia cudzoziemców – kompleksowa obsługa pracownika zagranicznego od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia.

Dzień 1. Podstawy legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców

1. Diagnoza początkowego poziomu wiedzy uczestników.
2. Zasady weryfikacji kandydatów do zatrudnienia.
3. Rodzaje dokumentów pobytowych i ich znaczenie dla legalności zatrudnienia.
4. Legalność pobytu cudzoziemca w trakcie postępowania administracyjnego.
5. Procedury legalizacji pracy cudzoziemców.
6. Zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.
7. Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy.
8. Analiza przypadków dotyczących legalności pobytu i pracy.

Dzień 2. Procedury administracyjne i elektroniczne systemy legalizacji zatrudnienia

1. Obsługa platformy Praca.gov.pl.
2. Profil Zaufany, logowanie i reprezentacja pracodawcy.
3. Przygotowywanie i wypełnianie formularzy dotyczących zatrudnienia cudzoziemców.
4. Korekta dokumentów i obsługa spraw administracyjnych.
5. Planowanie ciągłości legalnego pobytu i zatrudnienia.
6. Obsługa Modułu Obsługi Spraw (MOS).
7. Przygotowywanie załączników pracodawcy do wniosków pobytowych.
8. Postępowanie w przypadku wezwania do uzupełnienia dokumentacji.
9. Warsztaty praktyczne z przygotowywania dokumentów legalizacyjnych.

Dzień 3. Dokumentacja kadrowa i obsługa pracownika zagranicznego

1. Obowiązkowa dokumentacja związana z zatrudnianiem cudzoziemców.
2. Dokumenty dodatkowe potwierdzające legalność zatrudnienia.
3. Zasady tłumaczenia dokumentów i obowiązki językowe.
4. Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej.
5. Audyt dokumentacji kadrowej cudzoziemca.
6. Identyfikowanie nieprawidłowości i opracowywanie działań naprawczych.
7. Organizacja procesu wdrożenia pracownika zagranicznego.
8. Komunikacja międzykulturowa i wielojęzyczna.
9. Cyfrowe monitorowanie terminów i obowiązków kadrowych.

Dzień 4. Obowiązki pracodawcy, kontrola legalności zatrudnienia i zakończenie współpracy

1. Rezydencja podatkowa cudzoziemców.
2. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i obowiązki wobec ZUS.
3. Podróże służbowe i delegowanie pracowników zagranicznych.
4. Weryfikacja wymagań związanych z wykonywaniem pracy za granicą.
5. Monitorowanie zmian w sytuacji pobytowej i zawodowej cudzoziemca.
6. Procedury zakończenia zatrudnienia i obowiązki pracodawcy.
7. Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców.
8. Przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli.
9. Identyfikowanie nieprawidłowości i wdrażanie działań korygujących.
10. Symulacja kompleksowego procesu zatrudnienia cudzoziemca – od rekrutacji do zakończenia współpracy. (w trakcie zajęć prowadzona jest walidacja metodą Analiza dowodów i deklaracji, Wariant A - uczestnicy samodzielnie opracowują opis przypadku stanowiący dowód, ok. 20 minut; zebranie dowodów przez Operatora egzaminu ok. 2 minuty na uczestnika; ocena merytoryczna dowodów prowadzona jest przez Egzaminatora ICVC po zakończeniu usługi)

Walidacja - Egzamin

Forma i metodyka realizacji

Usługa jest realizowana w trybie godzin zegarowych i łączy w sobie komponenty teoretyczne oraz warsztatowe. Proces dydaktyczny oparty jest na modelu mieszanym: każda partia materiału przekazywana w formie wykładu jest niezwłocznie utrwalana poprzez ćwiczenia praktyczne. Dzięki temu uczestnicy mają możliwość bezpośredniego przełożenia zdobytej wiedzy na umiejętności operacyjne w ramach każdego modułu szkoleniowego.

Organizacja i przebieg walidacji

Niezależność procesu walidacji

Proces szkoleniowy spełnia wymóg rozdzielności osobowej – osoby prowadzące szkolenie nie dokonują oceny uczestników. Walidację prowadzą niezależni egzaminatorzy/walidatorzy działający z ramienia ICVC jako zewnętrznego podmiotu certyfikującego.

Poszczególne metody walidacji są realizowane przez różne osoby:

Egzaminator merytoryczny odpowiedzialny za ocenę testu teoretycznego oraz analizę dowodów i deklaracji nie uczestniczy w szkoleniu i nie jest obecny na miejscu szkolenia. Po zakończeniu usługi otrzymuje od Operatora egzaminu – osoba wskazana przez ICVC, wypełnione testy oraz zgromadzone dowody i na ich podstawie dokonuje niezależnej oceny w miejscu wskazanym przez ICVC.

Metody walidacji

1. Test teoretyczny

Test teoretyczny przeprowadzany jest stacjonarnie, w formie papierowej, w ostatnim dniu szkolenia. Czas przeznaczony na test wynosi 30 minut i stanowi integralną część usługi szkoleniowej.

Wypełnione testy są po zakończeniu usługi przekazywane do egzaminatora merytorycznego ICVC, który dokonuje ich oceny poza miejscem realizacji szkolenia.

2. Analiza dowodów i deklaracji – Wariant A

Dowodem podlegającym ocenie jest samodzielnie opracowany przez uczestnika opis przypadku z dostarczonych dokumentów, przygotowywany podczas zajęć "Kontrola oraz symulacja procesu od rekrutacji do zakończenia zatrudnienia". Opis obejmuje w szczególności: Analizę dokumentów pobytowych, dobranie formularzy i uzupełnienie wniosków, weryfikację dokumentacji, opracowanie planu zatrudnienia, informuje o zakresie odpowiedzialności pracodawcy, pracownika i pełnomocnika, proponuje odpowiedzialny sposób postępowania w sytuacjach problemowych. Dowody są przygotowywane i zbierane w trakcie zajęć przez Operatora egzaminu, a następnie – po zakończeniu usługi –przekazywane do egzaminatora merytorycznego ICVC.

Egzaminator merytoryczny nie jest obecny podczas szkolenia. Oceny dokonuje niezależnie, na podstawie przekazanych mu materiałów.

Warunki zaliczenia walidacji

Warunkiem pozytywnego zaliczenia całej walidacji jest uzyskanie minimum 75% punktów z każdej metody walidacji osobno, tj.:

• minimum 75% z testu teoretycznego,
• minimum 75% z analizy dowodów i deklaracji.

Nieosiągnięcie progu 75% w którejkolwiek z części oznacza niezaliczenie walidacji jako całości. Wyników z poszczególnych metod nie sumuje się w celu wyrównania rezultatu.

Potwierdzenie kwalifikacji

Po pozytywnym zakończeniu walidacji certyfikat wydawany jest maksymalnie w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia walidacji. Certyfikat może zostać wydany wcześniej, jednak zewnętrzny podmiot certyfikujący ma na jego wydanie maksymalnie 7dni roboczych.

Organizacja szkolenia i zaplecze

Organizacja zajęć

Zajęcia prowadzone są w formule wykładowo-warsztatowej: krótkie wprowadzenia merytoryczne, analiza sytuacji kandydatów, symulacje, praca na przykładowych dokumentach, projektach formularzy i zadaniach indywidualnych. Ćwiczenia w Praca.gov.pl i MOS odbywają się wyłącznie na własnych kontach uprawnionych użytkowników lub materiałach szkoleniowych; nie wolno wysyłać fikcyjnych spraw do urzędów ani udostępniać danych logowania. Przykłady mogą zawierać fikcyjne dane osobowe. Do ćwiczeń komputerowych potrzebne są stanowiska z dostępem do Internetu.

Grupy robocze:

Zajęcia odbywają się w jednym wspólnym panelu.

Wymagania techniczne:

Każdy z uczestników ma zapewniony komputer z dostępem do internetu.

Wsparcie dydaktyczne:

Komplet materiałów szkoleniowych oraz niezbędne narzędzia pomocnicze są dostarczane uczestnikom etapami, zgodnie z postępem realizowanych modułów.

Uczestnicy otrzymają elektroniczny skrypt obejmujący zagadnienia szkolenia, zestaw przypadków szkoleniowych, przykładowe formularze i checklisty: weryfikacji podstaw pobytu i pracy, dokumentacji kadrowej, monitoringu terminów, oceny wyjazdu i zakończenia współpracy, a także wzory komunikatów oraz zadania praktyczne. Ostateczny zestaw materiałów potwierdzić u organizatora.

Podstawowa umiejętność obsługi komputera i przeglądarki internetowej. Do zajęć warsztatowych przydatny jest komputer z Internetem. W ćwiczeniach związanych z kontami administracji uczestnik korzysta wyłącznie z własnych legalnie posiadanych uprawnień; założenie konta lub użycie Profilu Zaufanego nie jest konieczne do ukończenia szkolenia — zadania można wykonać na materiałach szkoleniowych.

Zakres ćwiczeń dotyczy praktycznych procesów kadrowych związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemców. Przypadki i wzory formularzy służą celom edukacyjnym; stan prawny i procedury należy zweryfikować na dzień realizacji. Trening na systemach publicznych nie obejmuje wysyłania fikcyjnych zgłoszeń.