Zasobooszczędny obieg dokumentów rozliczeniowych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji z Wojciechem Połapem – szkolenie z wykorzystaniem zielonych kompetencji i narzędzi cyfrowych (kwalifikacja)

Specjalista ds. dokumentacji środowiskowej z elementami zrównoważonego rozwoju – szkolenie prowadzi do nabycia kwalifikacji, certyfikat wydaje Fundacja My Personality Skills.

ZGODNOŚĆ Z ZIELONYMI MIEJSCAMI PRACY

Szkolenie przygotowuje do pracy na stanowisku specjalisty ds. dokumentacji środowiskowej i zasobooszczędnej organizacji procesów rozliczeniowych w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie rozliczającym projekty. Zarządzanie środowiskowe procesu – wartość bazowa, cel redukcji, pomiar, korekta i rzetelna komunikacja wyniku – stanowi istotę pracy absolwenta. Aplikacje biznesowe z funkcją AI są narzędziem prowadzenia dokumentacji środowiskowej.

Skutki zielonej gospodarki:

• minimalizacja odpadów – obieg dokumentów bez wydruku i zapobieganie powstawaniu odpadu papierowego;
• efektywność surowcowa – papier, toner, koperty i segregatory na jednostkę procesu;
• ograniczanie emisji – mniej przesyłek kurierskich i przejazdów po dokumenty, przeliczonych na emisję CO₂e;
• efektywność energetyczna – pomiar zużycia energii w kWh, rezygnacja ze zbędnych wydruków i zbędnego przetwarzania dokumentów przez AI.

Zielone umiejętności:

• ustalanie wartości bazowej i celu redukcji zużycia papieru, przesyłek, przejazdów i energii oraz emisji CO₂e;
• projektowanie obiegu dokumentów zgodnie z hierarchią postępowania z odpadami i zasadami GOZ;
• prowadzenie ewidencji wskaźników zasobowych na jednostkę procesu w pulpicie z kontrolą dostępu;
• ocena kompromisu środowiskowego zmian w procesie, w tym zasadności użycia AI;
• opracowanie planu wdrożenia z rolami, terminami i ryzykami środowiskowymi;
• formułowanie komunikatu środowiskowego opartego na własnych danych.

GreenComp: myślenie systemowe (mapa procesu), formułowanie problemów (etapy o największym zużyciu), myślenie krytyczne (ocena kompromisu, greenwashing), myślenie o przyszłości (cel redukcji), indywidualna inicjatywa (plan wdrożenia). DigComp: informacja i dane (rejestr i pulpit), komunikacja i współpraca (udostępnienie pulpitu), tworzenie treści cyfrowych (przepływ automatyzacji, pulpit), bezpieczeństwo (anonimizacja danych, uprawnienia), rozwiązywanie problemów (reguła kontroli poprawności danych).

PROGRAM SZKOLENIA

DZIEŃ 1

Moduł zarządzania środowiskowego w biurze rachunkowym i w rozliczaniu projektów (teoria)

• zielone przedsiębiorstwo i zarządzanie środowiskowe procesu: wartość bazowa, cel, pomiar, korekta

1. dokumentacja środowiskowa przedsiębiorstwa: ewidencja odpadów w BDO, raport do KOBiZE, raport śladu węglowego

• zasobooszczędność, GOZ i hierarchia postępowania z odpadami w obiegu dokumentów
• wskaźnik całkowity a wskaźnik na jednostkę procesu; przeliczanie przesyłek i przejazdów na emisję CO₂e (zakres 3 GHG Protocol) oraz pracy sprzętu na kWh
• komunikat oparty na danych a greenwashing

Sztuczna inteligencja w aplikacjach biznesowych do obsługi dokumentów rozliczeniowych (teoria)

• funkcje AI: odczyt danych z dokumentu, automatyzacja przepływu, pulpit wskaźników
• ograniczenia wyników AI i weryfikacja danych przed użyciem w rozliczeniu
• bezpieczeństwo danych klienta: anonimizacja dokumentu i uprawnienia dostępu

Moduł mapowania zużycia zasobów i wartości bazowej procesu rozliczeniowego (praktyka)

• wybór własnego procesu z firmy uczestnika i jednostki procesu
• mapa procesu „przed”: kroki, wydruki, skany, przesyłki, przejazdy, zużycie energii i korekty
• wartość bazowa 4 wskaźników na jednostkę procesu (papier, przesyłki, przejazdy, energia) i emisji CO₂e na danych z ostatniego miesiąca
• wskazanie 2 etapów o największym zużyciu zasobów

Konfiguracja automatyzacji obiegu dokumentów w aplikacji biznesowej z funkcją AI (praktyka)

• przepływ: dokument z poczty, odczyt danych przez AI, zapis w rejestrze bez wydruku
• reguła kontroli poprawności co najmniej 2 pól (np. NIP, kwota) i oznaczanie dokumentów do sprawdzenia
• przebieg próbny na 3 dokumentach przykładowych: pomiar liczby wydruków, korekt i zużycia energii na dokument
• zrzuty ekranu konfiguracji do folderu portfolio

DZIEŃ 2

Moduł zasobooszczędnego projektowania procesu z wykorzystaniem AI (teoria i praktyka)

• przebieg „po” z celem redukcji dla każdego z 4 wskaźników i emisji CO₂e
• obieg elektroniczny, jedna wersja dokumentu, archiwum bez kopii
• wskaźnik na jednostkę procesu i sposób jego pomiaru
• ocena kompromisu: kiedy zmiana procesu lub użycie AI nie daje redukcji

Moduł pulpitu wskaźników zasobowych w aplikacji klasy BI z kontrolą dostępu (praktyka)

• rejestr: wartość bazowa, pomiar z przebiegu próbnego na 3 dokumentach, procent redukcji dla 4 wskaźników
• pulpit wskaźników z co najmniej 1 wykresem zmian
• udostępnienie pulpitu 1 osobie z uprawnieniem tylko do odczytu
• kontrola poprawności danych w rejestrze

Moduł planu wdrożenia i komunikacji środowiskowej (praktyka)

• karta analizy procesu z etapami o największym zużyciu i oceną kompromisu
• plan wdrożenia: minimum 3 działania z rolą, terminem i ryzykiem środowiskowym
• komunikat środowiskowy dla zespołu, klientów i instytucji oparty na minimum 2 wskaźnikach z ewidencji, w tym emisji CO₂e
• uzupełnienie folderu portfolio

Walidacja – test teoretyczny oraz analiza dowodów i deklaracji (portfolio w chmurze).

Proporcja: ok. 4 h teorii i 9 h praktyki. Metody: wykład z prezentacją, pokaz, ćwiczenia indywidualne na własnych danych uczestnika.

ORGANIZACJA PRAKTYKI

Grupa liczy maksymalnie 2 osoby. Każdy uczestnik pracuje indywidualnie na własnym procesie rozliczeniowym ze swojej firmy: obiegu faktur, miesięcznym rozliczeniu klienta lub wniosku o płatność. Wybiera jedną jednostkę procesu i na danych zbiorczych z ostatniego miesiąca ustala wartość bazową zużycia papieru, przesyłek, przejazdów i energii oraz emisji CO₂e. Następnie konfiguruje przepływ automatyzacji z funkcją AI, wykonuje przebieg próbny na 3 dokumentach przykładowych lub zanonimizowanych, prowadzi rejestr i pulpit wskaźników oraz przygotowuje plan wdrożenia i komunikat środowiskowy. Uczestnicy pracują na własnych laptopach, tabletach lub smartfonach, na bezpłatnym koncie Microsoft lub Google. Od pierwszego bloku praktycznego każdy uczestnik prowadzi folder portfolio w chmurze (OneDrive lub Dysk Google) i udostępnia go walidatorowi do odczytu.

PORTFOLIO – ZAWARTOŚĆ FOLDERU W CHMURZE

Folder zawiera wyłącznie dokumenty przykładowe lub zanonimizowane:

• mapa procesu „przed” z wartością bazową 4 wskaźników (papier, przesyłki, przejazdy, energia) i emisją CO₂e na jednostkę procesu;
• projekt przebiegu „po” z celem redukcji dla każdego z 4 wskaźników na jednostkę procesu;
• zrzuty ekranu przepływu automatyzacji: dokument z poczty, odczyt danych przez AI, zapis w rejestrze bez wydruku;
• zrzut ekranu reguły kontroli poprawności danych odczytanych przez AI;
• plik rejestru z wartością bazową, pomiarem z przebiegu próbnego na 3 dokumentach i procentem redukcji;
• zrzut ekranu pulpitu wskaźników z wykresem i ustawionymi uprawnieniami dostępu;
• karta analizy procesu z etapami o największym zużyciu i oceną kompromisu środowiskowego;
• plan wdrożenia z minimum 3 działaniami, rolami, terminami i ryzykami środowiskowymi;
• komunikat środowiskowy oparty wyłącznie na danych z ewidencji;
• zdjęcia stanowiska pracy i etapów ćwiczeń.

PROCES WALIDACJI

Walidacja odbywa się 02.02.2027 w godzinach 16:00–17:00 w sali szkoleniowej. Niezależny walidator podmiotu zewnętrznego prowadzi test i w tym samym czasie analizuje portfolio uczestników.

Test teoretyczny (wiedza i kompetencje społeczne): test online na własnym tablecie lub laptopie albo smartfonie uczestnika, czas 45 minut, w tym pytania sytuacyjne sprawdzające kompetencje społeczne. Próg zaliczenia: 30% poprawnych odpowiedzi.

Analiza dowodów i deklaracji (umiejętności): w czasie testu walidator sprawdza udostępnione foldery portfolio uczestników. Każde kryterium z zakresu umiejętności ocenia zero-jedynkowo w arkuszu oceny; wszystkie kryteria są obligatoryjne. Brak wymaganego pliku oznacza niespełnienie kryterium.

Wynik pozytywny wymaga zaliczenia testu oraz spełnienia wszystkich kryteriów z zakresu umiejętności, bez kompensacji. Dla każdego uczestnika walidator sporządza protokół walidacji.

Walidacja uczestników jest niezależna od procesu szkoleniowego. Osoba prowadząca szkolenie nie bierze udziału w ocenie swoich kursantów w zakresie, którego nauczała. Końcową walidację przeprowadza niezależny egzaminator (podmiot zewnętrzny). Wynik przeprowadzonej walidacji jest ogłaszany po zakończeniu obu części walidacji. Proces walidacji prowadzony jest w formie testu wiedzy oraz analizy dowodów i deklaracji. Certyfikat potwierdzający nabycie kwalifikacji wydawany jest wyłącznie po pozytywnym wyniku walidacji, do 5 dni roboczych od jej zakończenia.

Uczestnik otrzymuje w formie elektronicznej skrypt szkoleniowy oraz szablony: mapa procesu, karta wartości bazowej i celu, rejestr wskaźników, plan wdrożenia i komunikat środowiskowy. Materiały obejmują instrukcję konfiguracji przepływu automatyzacji z funkcją AI, budowy pulpitu wskaźników z uprawnieniami dostępu oraz zakładania i udostępniania folderu portfolio w chmurze. Do ćwiczeń uczestnik używa dokumentów przykładowych lub zanonimizowanych.

Uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć jest warunkiem przystąpienia do walidacji – na szkoleniu obowiązuje lista obecności.

Uczestnicy pracują na własnych laptopach, tabletach lub smartfonach z bezpłatnym kontem Microsoft lub Google. Dane o własnym procesie z ostatniego miesiąca (liczba dokumentów, wydruków, przesyłek i przejazdów) uczestnik przynosi w formie zbiorczej.

Okres realizacji obejmuje dni zajęć oraz 5 dni roboczych na wydanie certyfikatu; w dodatkowych dniach nie są prowadzone zajęcia.

Karta niniejszej usługi rozwojowej została przygotowana zgodnie z obowiązującym Regulaminem.

Zapisując się na usługę wyrażasz zgodę na rejestrowanie/nagrywanie swojego wizerunku na potrzeby monitoringu, kontroli oraz w celu utrwalenia efektów uczenia się.