Cyfrowa organizacja pracy własnej i efektywne zarządzanie czasem w środowisku hybrydowym - usługa szkoleniowa

DZIEŃ 1 (09:00 – 17:00)

09:00 – 10:45 | Nowoczesne standardy organizacji pracy i planowania — część teoretyczna — wideokonferencja

• Znaczenie organizacji pracy w modelu hybrydowym i cyfrowym; Praca głęboka a praca płytka; Najczęściej popełniane błędy w organizacji dnia pracy.

10:45 – 11:00 | Przerwa kawowa (15 min)

11:00 – 12:45 | Metody ustalania priorytetów i wyznaczania celów — część praktyczna — ćwiczenia

• Praktyczna priorytetyzacja (Macierz Eisenhowera, Metoda ABCDE); Analiza ważności i pilności zadań; Wyznaczanie celów metodą SMART.

12:45 – 13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15 – 15:00 | Diagnoza barier efektywności i rozpraszaczy czasu — część praktyczna — warsztaty

• Identyfikacja cyfrowych rozpraszaczy; zjawisko multitaskingu i koszty przełączania uwagi; Budowanie nawyków wspierających koncentrację.

15:00 – 15:15 | Przerwa kawowa (15 min)

15:15 – 16:30 | Planowanie czasu z wykorzystaniem technik blokowania — część praktyczna — ćwiczenia

• Metoda Time Blocking i Time Batching; Tworzenie buforów czasowych na nieprzewidziane zadania; Układanie harmonogramu dnia i tygodnia.

16:30 – 17:00 | Podsumowanie dnia 1 — część praktyczna — ćwiczenia

• • Uporządkowanie wiedzy, omówienie wniosków i zadań do samodzielnej analizy.

DZIEŃ 2 (09:00 – 17:00)

09:00 – 10:45 | Narzędzia cyfrowe w codziennej organizacji pracy — część teoretyczna — wideokonferencja

• Przegląd cyfrowych menedżerów zadań i aplikacji (np. Trello, Asana, Todoist, Google Workspace / Outlook); Kryteria doboru narzędzi do potrzeb stanowiska.

10:45 – 11:00 | Przerwa kawowa (15 min)

11:00 – 12:45 | Organizacja cyfrowego środowiska pracy — część praktyczna — warsztaty

• Porządkowanie cyfrowej przestrzeni (poczta e-mail, struktura folderów, chmura); Zasady higieny cyfrowej i zarządzania powiadomieniami.

12:45 – 13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15 – 15:00 | Efektywna komunikacja i obieg informacji w zespole — część praktyczna — warsztaty

• Zasady komunikacji asynchronicznej i synchronicznej; ograniczanie zbędnych spotkań i wiadomości; standardy przekazywania zadań.

15:00 – 15:15 | Przerwa kawowa (15 min)

15:15 – 16:30 | Techniki zarządzania energią i samodyscyplina — część praktyczna — ćwiczenia

• Rytmy dobowe a szczyty efektywności osobistej; przeciwdziałanie prokrastynacji; metoda Pomodoro i zarządzanie przerwami.

16:30 – 17:00 | Podsumowanie dnia 2 — część praktyczna — ćwiczenia

• Wymiana doświadczeń w doborze aplikacji i metod pracy.

DZIEŃ 3 (09:00 – 17:00)

09:00 – 10:45 | Monitorowanie postępów i kontrolowanie realizacji planu — część praktyczna — analiza przypadków

• Identyfikacja odchyleń od planu; reagowanie na zmienne warunki i kryzysy czasowe; metody bieżącej weryfikacji postępu prac.

10:45 – 11:00 | Przerwa kawowa (15 min)

11:00 – 12:45 | Reorganizacja planu i praca w warunkach zmienności — część praktyczna — warsztaty

• Techniki szybkiej zamiany priorytetów; podejmowanie decyzji o delegowaniu lub rezygnacji z zadań; zarządzanie presją czasu.

12:45 – 13:15 | Przerwa obiadowa (30 min)

13:15 – 15:00 | Dobre praktyki i wdrażanie indywidualnego systemu organizacji — część teoretyczna — wideokonferencja

• Tworzenie spersonalizowanego ekosystemu pracy; przegląd najczęstszych pułapek wdrożeniowych; utrzymanie nawyków organizacyjnych w długim okresie.

15:00 – 15:15 | Przerwa kawowa (15 min)

15:15 – 16:15 | Opracowanie własnego planu usprawnień (Personal Action Plan) — część praktyczna — ćwiczenia

• Uczestnicy przygotowują indywidualny model organizacji pracy własnej na kolejny miesiąc z uwzględnieniem priorytetów, narzędzi i metody monitorowania.

16:15 – 17:00 | Walidacja efektów uczenia się — część praktyczna — walidacja

• Test teoretyczny z wynikiem generowanym automatycznie na platformie cyfrowej. Weryfikacja oparta na przygotowanym kluczu odpowiedzi.

1) Czas trwania oraz format zajęć

Łączny wymiar godzinowy wynosi 24 godziny zegarowe (gdzie 1 godzina odpowiada 60 minutom), włączając w to przewidziane w harmonogramie przerwy. Zajęcia odbywają się w formie zdalnej na żywo za pośrednictwem platformy wideokonferencyjnej. Grupa warsztatowa liczy od 2 do maksymalnie 30 uczestników.

2) Sposób prowadzenia zajęć

Podczas kursu wykorzystywane są angażujące formy nauczania online, obejmujące w szczególności:

• prezentacje funkcji i narzędzi cyfrowych w trybie na żywo („ekran w ekran”) w ramach części teoretycznych (wideokonferencje),
• analizę realiów organizacyjnych, barier efektywności i rozpraszaczy czasu oraz omówienie dobrych praktyk biznesowych,
• samodzielne oraz zespołowe zadania z wykorzystaniem dedykowanych aplikacji i technik organizacji pracy (ćwiczenia i warsztaty, np. planowanie techniką blokowania czasu, organizacja cyfrowego środowiska pracy, opracowanie indywidualnego Personal Action Plan),
• wymianę doświadczeń, dyskusje oraz podsumowania modułów pod kierunkiem prowadzącego.

Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na praktyczne ćwiczenie umiejętności.

3) Sposób weryfikacji wiedzy (Walidacja)

Walidacja efektów uczenia się jest w pełni niezależna od procesu dydaktycznego i od osoby trenera prowadzącego szkolenie. Weryfikacja odbywa się na zakończenie szkolenia za pośrednictwem zewnętrznego, automatycznego systemu cyfrowego (Microsoft Forms).

Test realizowany jest w aplikacji Microsoft Forms i zawiera pytania zamknięte, jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, odnoszące się do pięciu efektów uczenia się i wszystkich 14 kryteriów weryfikacji.

Pytania mają formę zadań sprawdzających znajomość zasad oraz analizę przykładowych sytuacji zawodowych.

Każde kryterium weryfikacji jest powiązane z co najmniej jednym pytaniem testowym.

Ocena odpowiedzi odbywa się automatycznie, na podstawie wcześniej przygotowanego klucza. Wynik generowany jest przez system bez ręcznej ingerencji osoby prowadzącej szkolenie.

Warunkiem pozytywnego wyniku walidacji jest uzyskanie minimum 80% maksymalnej liczby punktów możliwych do zdobycia.

Osoba prowadząca zajęcia może wykonywać czynności organizacyjne, w tym przekazanie linku i instrukcji uruchomienia testu, lecz nie uczestniczy w ocenianiu odpowiedzi ani ustalaniu wyników.

Wyniki są dokumentowane elektronicznie i przyporządkowane do poszczególnych uczestników.

Łączny czas walidacji wynosi 45 minut.

Komplet materiałów zostanie wysłany w wiadomości e-mail przed rozpoczęciem szkolenia do każdego z Uczestników. Będzie to skrypt wraz z prezentacją (w formacie PDF).

Wymagania formalne i sprzętowe:

• Pełnoletniość (ukończone 18 lat).
• Dostęp do komputera/laptopa z aktualną przeglądarką i połączeniem z siecią.
• Aktywna skrzynka e-mail do rejestracji w usługach cyfrowych.

Organizator zapewnia materiały oraz przykładowe scenariusze ćwiczeniowe. Przed rozpoczęciem szkolenia przekaże uczestnikom informację, czy wykonywanie określonych ćwiczeń wymaga utworzenia bezpłatnego konta w wybranej aplikacji.

Wymagania kompetencyjne i postawa:

• Elementarna umiejętność obsługi środowiska komputerowego oraz Internetu.
• Gotowość do aktywnej pracy na warsztatach i wykonywania zadań praktycznych.

Informacje o podatku VAT:

• W przypadku dofinansowania usługi ze środków publicznych na poziomie co najmniej 70%, stosuje się zwolnienie z podatku VAT na podstawie aktualnych przepisów prawa (§ 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r.).
• Dla pozostałych form płatności usługa zostanie powiększona o podatek VAT według należnej stawki.

Kryteria zaliczenia:

Gwarancją ukończenia udziału w usłudze jest:

• obecność na co najmniej 80% czasu trwania modułów merytorycznych (nie uwzględniając przerw w harmonogramie),
• przystąpienie do automatycznego testu sprawdzającego wiedzę i umiejętności (walidacja).

1. Sposób realizacji i platforma zajęć

Szkolenie odbywa się na żywo w formie wideokonferencji w środowisku Microsoft Teams (organizator zapewnia licencję komercyjną). Egzamin końcowy (automatycznie oceniany test) realizowany jest w aplikacji Microsoft Forms.

2. Sprzęt i oprogramowanie

Uczestnik powinien korzystać z komputera (stacjonarnego lub laptopa) wyposażonego w:

• procesor min. 2-rdzeniowy oraz co najmniej 4 GB RAM,
• sprawny zestaw do komunikacji audio-wideo (kamera, mikrofon, głośniki/słuchawki),
• aktualny system operacyjny (Windows 10/11, macOS, Linux lub Chrome OS),
• nowoczesną przeglądarkę internetową (np. MS Edge lub Google Chrome) z zezwoleniem na użycie kamery/mikrofonu i obsługę plików cookies.

3. Łącze internetowe

Do płynnego odbioru obrazu i dźwięku wymagany jest dostawca Internetu gwarantujący transfer na poziomie minimum 4 Mb/s (pobieranie) i 3,2 Mb/s (wysyłanie). Rekomendujemy połączenie kablowe lub silny sygnał Wi-Fi.

4. Dostęp do materiałów i wymogi e-mail

Każda osoba musi podać ważny adres e-mail, na który przesłane zostaną:

• zaproszenie wraz z odnośnikiem do wirtualnej sali w MS Teams,
• zestaw materiałów do zajęć i odnośnik do testu sprawdzającego,
• informacje o uzyskanej punktacji oraz dostęp do nagrań wideo.

Dostęp do pokoju spotkaniowego otwiera się na godzinę przed pierwszymi zajęciami i wygasa godzinę po zakończeniu całego kursu. Test w MS Forms udostępniany jest wyłącznie w czasie przewidzianym w planie na walidację.

5. Test techniczny przed startem

Przed pierwszym modułem uczestnik zobowiązany jest zweryfikować sprawność sprzętu: przetestować mikrofon, głośniki, kamerę, stabilność Internetu oraz możliwość otwarcia linków do MS Teams i MS Forms.