Efektywność w praktyce – skuteczne zarządzanie czasem, zadaniami i priorytetami

DZIEŃ 1: Wyznaczanie priorytetów, planowanie i nowoczesne narzędzia wspierające

09:00 – 10:30 Moduł 1. Diagnoza osobistej efektywności i fundament skutecznego działania

• Autodiagnoza nawyków – gdzie znikają godziny? Identyfikacja osobistych i organizacyjnych „złodziei czasu”.

• Złudzenie wielozadaniowości (multitasking) a koszt przełączania się między zadaniami (efekt piły).

• Zarządzanie energią i skupieniem, a nie tylko czasem (Krzywa REFA, chronotypy i praca w bloku głębokiej koncentracji – Deep Work).

• Ćwiczenie praktyczne: Opracowanie własnej „mapy dołków i szczytów energetycznych” oraz audyt dnia pracy.

10:30 – 10:45 Przerwa (15 min)

10:45 – 12:15 Moduł 2. Sztuka wyznaczania celów i priorytetów w gąszczu obowiązków

• Od wizji do działania: Metodyki SMART-UP i OKR (Objectives and Key Results) w codziennej pracy.

• Porządkowanie zadań pod presją czasu – zaawansowana Macierz Eisenhowera (reagowanie na pożary vs. zadania strategiczne).

• Zasada Pareto (80/20) oraz klasyfikacja ABCDE w doborze działań o wysokiej dźwigni.

• Warsztat praktyczny: Praca na realnych zadaniach uczestników – kategoryzacja i wyznaczenie kluczowych priorytetów na najbliższy miesiąc.

12:15 – 12:45 Przerwa obiadowa (30 min)

12:45 – 13:45 Moduł 3. Metodyki i systemy pracy: GTD, Pomodoro i planowanie elastyczne

• System GTD (Getting Things Done) – jak opróżnić głowę z natłoku myśli i stworzyć niezawodny system zadań.

• Techniki pracy w skupieniu: Pomodoro, Time-blocking (blokowanie czasu w kalendarzu) oraz grupowanie podobnych zadań.

• Zasada 60/40 i metoda ALPEN – realistyczne planowanie dnia z uwzględnieniem zakłóceń.

Ćwiczenie praktyczne: Projektowanie idealnego tygodnia pracy z wykorzystaniem techniki pracy w blokach.

13:45 – 14:00 Przerwa (15 min)

14:00 – 15:00 Moduł 4. Cyfrowy ekosystem efektywności i wykorzystanie AI w codziennej pracy

• Przegląd aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami.

• Higiena skrzynek odbiorczych praca z mailem bez rozpraszania się.

• Sztuczna Inteligencja (AI) jako asystent produktywności: Jak używać generative AI do szybkiego streszczania wątków, priorytetyzacji zadań, generowania planów projektów i pisania szablonów odpowiedzi.

• Warsztat praktyczny: Przetestowanie promptów AI do automatyzacji powtarzalnych zadań biurowych.

DZIEŃ 2: Współpraca, asertywność, zapobieganie wypaleniu i personalny system efektywności

09:00 – 10:30 Moduł 5. Efektywność we współpracy międzypokoleniowej (Baby Boomers, X, Y, Z)

• Różnice pokoleniowe a styl pracy: Jak Baby Boomers, Pokolenie X, Milenialsi (Y) i Gen Z postrzegają czas, priorytety oraz kulturę terminowości.

• Kanały komunikacji a unikanie „szumów informacyjnych”: Dobór narzędzi (telefon, e-mail, komunikatory MS Teams/Slack) i ustalanie wspólnych reguł reakcji, by nie generować opóźnień i rozproszeń.

• Delegowanie i ustalanie priorytetów w zróżnicowanym zespole: Jak formułować oczekiwania i feedback, uwzględniając unikalne motywacje i nawyki pracy różnych generacji.

• Ćwiczenie praktyczne / Case study: Analiza sytuacji konfliktowych wynikających z różnic międzypokoleniowych i opracowanie „Kontraktu Zespołowego Efektywności”.

10:30 – 10:45 Przerwa (15 min)

10:45 – 12:15 Moduł 6. Prokrastynacja i psychologia skutecznego działania

• Dlaczego odkładamy na później? Psychologiczne podłoże prokrastynacji (strach przed porażką, perfekcjonizm, brak jasności).

• Strategie przełamywania oporu: Technika 2 minut, Metoda Salami, Metoda „Zjedz tę żabę” (B. Tracy).

• Praca nad nawykami – jak budować automatyzmy wspierające efektywność.

• Ćwiczenie praktyczne: Opracowanie indywidualnej strategii na „najtrudniejsze zadanie”, które uczestnik aktualnie odwleka.

12:15 – 12:45 Przerwa obiadowa (30 min)

12:45 – 14:15 Moduł 7. Asertywność w zarządzaniu czasem i stawianie granic

• Jak asertywnie odmawiać (mówić „nie” zadaniom, a nie ludziom) bez wchodzenia

w konflikt i niszczenia relacji.

• Reagowanie na ciągłe przerwania, wrzutki i zmieniające się priorytety od przełożonych lub klientów.

• Wyznaczanie granic dostępności w komunikacji cyfrowej w trybie pracy zdalnej/hybrydowej.

• Trening asertywnej rozmowy z przełożonym/współpracownikiem w sytuacji przeciążenia obowiązkami.

14:15 – 14:30 Przerwa (15 min)

14:30 – 15:30 Moduł 8. Zarządzanie sobą w czasie a dobrostan, stres i wdrożenie nawyków

• Granica między wysoką efektywnością a pracoholizmem; profilaktyka wypalenia zawodowego.

• Integracja poznanych narzędzi, metod i aplikacji w jeden spójny, indywidualny system pracy.

• Praca indywidualna: Przygotowanie Indywidualnego Planu Działania na pierwsze 30 dni po szkoleniu z uwzględnieniem regeneracji.

15:30 – 16:00 Walidacja (0 h 30 min)

• Test wiedzy

Szkolenie kierowane jest do Pracowników firm różnego szczebla i z różnych branż, dążący do podniesienia produktywności, uporządkowania zadań i zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym.. Wierzymy, że każdy uczestnik będzie miał okazję pogłębić swoją wiedzę.

Zajęcia będą przeprowadzane w jednej grupie szkoleniowej.

Usługa prowadzona jest w trybie godzin zegarowych w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.

Czas trwania usługi, to łącznie 13 godzin zegarowych. Uwzględniliśmy w całym szkoleniu 120 minut przerw co stanowi 2 godziny zegarowe oraz 30 minut walidacji usługi. Przerwy są wliczone w czas szkolenia.

Forma świadczenia usługi: stacjonarna.

Godziny realizacji: 9:00 do 15:00 -1 dzień, 9:00 do 15:30 - 2 dzień

Podczas ostatnich 30 minut szkolenia zostanie przeprowadzona walidacja. Walidacja będzie przeprowadzona w formie testu jednokrotnego wyboru . Po zakończonych zajęciach dydaktycznych uczestnicy otrzymają testy, zostaną one sprawdzone i ocenione przez walidatora.

W ramach realizacji usługi zachowany jest wyraźny podział ról trenera i walidatora, zgodnie z wymaganiami systemu BUR.

Trener odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie procesu edukacyjnego, w tym za wsparcie uczestników w osiąganiu założonych efektów uczenia się oraz za zebranie wymaganych dowodów i deklaracji uczestników.

Walidator nie uczestniczy w procesie szkoleniowym i nie wpływa na sposób przygotowania dokumentacji. Jego zadaniem jest niezależna ocena efektów uczenia się osiągniętych przez uczestników, na podstawie przekazanych materiałów. Ocena ta odbywa się zgodnie z przyjętymi standardami walidacji, przy zachowaniu pełnej neutralności i obiektywizmu.

Szkolenie odbędzie się w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.

Dzień 1: Prezentacja PDF (część 1) celem utrwalenia informacji przekazanych w trakcie pierwszego dnia szkolenia drogą mailową.

Dzień 2: Prezentacja PDF (część 2)

• E-materiały w formacie PDF.

Warunkiem uczestnictwa jest zarejestrowanie się i założenie konta w Bazie Usług Rozwojowych, zapisanie się na szkolenie za pośrednictwem Bazy oraz spełnienie wszystkich warunków określonych przez operatora, do którego składają Państwo dokumenty o dofinansowanie.

Po zakończeniu usługi uczestnik otrzymuje zaświadczenie/ certyfikat a warunkiem jego uzyskania jest uczestnictwo w co najmniej 80 % zajęć oraz zaliczenie zajęć w formie testu wiedzy oraz pozytywna ocena w ramach obserwacji w warunkach symulowanych, prowadzona podczas aktywności uczestnika z trenerem, zgodnie z określonymi kryteriami weryfikacji.

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot będący jednocześnie podmiotem korzystającym z usług rozwojowych o zbliżonej tematyce w ramach danego projektu.

Cena usługi nie odbiega od cen rynkowych. Cena jest adekwatna do jej zakresu.

Usługa jest realizowana w godzinach zegarowych. Przerwy wliczane są w czas uslugi rozwojowej.

- usługa rozwojowa zostanie przeprowadzona za pośrednictwem platformy ClickMeeting,

- uczestnik dysponuje urządzeniem spełniającym następujące wymagania sprzętowe: urządzenie przenośne/mobilne lub stacjonarne (komputer/laptop/tablet) z kamerą, mikrofonem i głośnikami (warunek konieczny); procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy) lub Core i5 Kaby Lake; min. 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej); system operacyjny taki jak min. Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS; w zależności od platformy/rodzaju komunikatora, aktualne wersje przeglądarki np. Google Chrome, Mozilla Firefox, Brave, Safari, Microsoft Edge, Opera, Internet Explorer, Yandex;

- uczestnik dysponuje łączem sieciowym spełniającym następujące parametry: dostęp do internetu o zalecanej szybkości - minimalna prędkość pobierania 2 Mb/s, prędkość wysyłania 512 kb/s;

- uczestnik dysponuje niezbędnym oprogramowaniem umożliwiającym dostęp do prezentowanych treści i materiałów;

- Dostawca Usług udostępni link umożlwiający uczestnictwo w usłudze zdalnej przez cały okres jej trwania;

- w przypadku usługi szkoleniowej, liczba uczestników umożliwia wszystkim uczestnikom interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.).