Szkolenie: Animator cyfrowej dokumentacji i ograniczania zużycia papieru – praktyczny obieg dokumentów w miejscu pracy – forma mieszana

Szkolenie przygotowuje do tworzenia, porządkowania i bezpiecznego udostępniania dokumentów elektronicznych oraz ograniczania zbędnych wydruków. Podczas zajęć na żywo w Microsoft Teams uczestnicy pracują na szablonach, fikcyjnych danych i kontach ćwiczeniowych. Przygotowują zmianę wybranego etapu obiegu dokumentacji.

Zielone kompetencje i racjonalne wykorzystanie materiałów

Program obejmuje zapobieganie zbędnym wydrukom i odpadom papierowym jako element GOZ. Uczestnicy rozpoznają czynności możliwe do wykonania cyfrowo, ograniczają powielanie dokumentów i pracują na aktualnej wersji. Dobierają formę dokumentu zgodnie z procedurą i potrzebami odbiorców.

Kompetencje cyfrowe w praktyce zawodowej

Uczestnicy uzupełniają szablon, zapisują wersję edytowalną i PDF, porządkują foldery i oznaczają wersje. Udostępniają pliki wskazanym odbiorcom, nadają uprawnienia do odczytu lub edycji oraz kontrolują dostęp. W arkuszu prowadzą rejestr wydruków i porównują liczbę arkuszy w okresach o podobnej liczbie obsłużonych spraw.

Ćwiczenia rozwijają wybrane kompetencje DigComp związane z zarządzaniem danymi, udostępnianiem treści, tworzeniem dokumentów oraz ochroną danych i prywatności. Są one wykorzystywane przy organizacji plików, konfiguracji dostępu i analizie rejestru wydruków.

Rezultat pracy uczestnika

Każdy uczestnik przygotowuje dokument elektroniczny, ustawia dostęp dla wskazanych odbiorców, prowadzi rejestr i opracowuje kartę zmiany ograniczającej wydruki. Określa uzgodnienia i pomiar zużycia papieru. Ćwiczy reagowanie na błędne udostępnienie oraz współpracę przy zmianie obiegu dokumentów.

DZIEŃ I — 29.01.2027 — ZDALNIE W TEAMS

08:00–09:00 – Zasady ograniczania wydruków i odpowiedzialnej cyfryzacji – TEORIA

Sposób realizacji: omówienie na żywo i pytania na czacie.

Zielona transformacja, GOZ i zapobieganie zużyciu papieru. Wybór formy dokumentu zgodnie z procedurą i potrzebami odbiorcy. Nazewnictwo, wersje i struktura folderów. Ochrona danych i zakres uprawnień pracownika.

09:00–10:30 – Tworzenie dokumentów elektronicznych – PRAKTYKA

Sposób realizacji: ćwiczenia w dokumentach i pokaz ekranu.

Uzupełnianie szablonu fikcyjnymi danymi, wprowadzanie zmian i kontrola kompletności. Zapis w formacie edytowalnym oraz PDF. Sprawdzenie poprawności plików i omówienie błędów.

10:30–11:00 – Przerwa

11:00–13:00 – Porządkowanie plików i kontrola wersji – PRAKTYKA

Sposób realizacji: praca w folderach i prezentacja ekranu.

Tworzenie struktury folderów, nadawanie nazw i oznaczanie wersji. Odnalezienie aktualnego dokumentu, korekta nazw i zapis we właściwej lokalizacji. Samodzielne uporządkowanie zestawu plików zgodnie z otrzymaną procedurą.

13:00–13:30 – Przerwa

13:30–15:00 – Udostępnianie dokumentów – PRAKTYKA

Sposób realizacji: ćwiczenia na kontach i pokaz ekranu.

Nadawanie dostępu do odczytu i edycji wskazanym kontom ćwiczeniowym. Przekazanie linku właściwemu odbiorcy, sprawdzenie dostępu i odebranie zbędnego uprawnienia. Rozpoznanie błędnego udostępnienia i omówienie reakcji.

DZIEŃ II — 01.02.2027 — ZDALNIE W TEAMS

08:00–09:00 – Pomiar zużycia papieru i planowanie zmiany – TEORIA

Sposób realizacji: omówienie przypadków na żywo i czat.

Dane rejestru wydruków i jednostka pomiaru. Porównywalność okresów i liczby obsłużonych spraw. Wybór etapu obiegu dokumentów do zmiany z uwzględnieniem procedur, odbiorców i ochrony danych.

09:00–10:30 – Rejestr i porównanie zużycia papieru – PRAKTYKA

Sposób realizacji: ćwiczenia w arkuszu i prezentacja ekranu.

Wpisywanie danych o liczbie arkuszy, kontrola błędów i kompletności. Formuły sumowania i różnicy. Porównanie dwóch okresów oraz interpretacja wyników z uwzględnieniem liczby spraw.

10:30–11:00 – Przerwa

11:00–12:30 – Plan ograniczenia wydruków – PRAKTYKA

Sposób realizacji: praca w pliku i rozmowa w pokojach Teams.

Analiza procedury, wskazanie etapu do cyfryzacji i zapis zmiany w karcie działania. Uzgodnienia z odbiorcami, kontrola dostępu i sposób pomiaru oszczędności papieru. Uzasadnienie wybranego rozwiązania.

12:30–13:00 – Przerwa

13:00–14:45 – Zadanie całościowe i odpowiedzialna współpraca – PRAKTYKA

Sposób realizacji: samodzielna praca w plikach i omówienie na żywo.

Przygotowanie, zapis, uporządkowanie i udostępnienie dokumentu zgodnie z procedurą. Kontrola dostępu, rejestr i karta zmiany. Zgłaszanie błędów, potrzeba konsultacji i odpowiedzialność za dane. Prezentacja rezultatu i omówienie pracy przed walidacją.

DZIEŃ III — 04.02.2027 — STACJONARNIE, TYCHY, UL. BUDOWLANYCH 166

WALIDACJA EFEKTÓW UCZENIA SIĘ — 04.02.2027

12:00–12:20 – Test teoretyczny.

12:20–13:00 – Obserwacja w warunkach symulowanych, część I.

13:00–13:15 – Przerwa.

13:15–13:45 – Obserwacja w warunkach symulowanych, część II.

13:45–14:05 – Wywiad swobodny.

14:05–14:15 – Ocena i przekazanie wyników.

WARUNKI ORGANIZACYJNE

Szkolenie realizowane jest w formie mieszanej: stacjonarnej połączonej ze zdalną w czasie rzeczywistym, w grupie od 2 do 20 osób. Zajęcia online prowadzone są na żywo w Microsoft Teams. Uczestnicy korzystają z własnych komputerów, wykonują zadania w indywidualnych plikach, prezentują ekran i omawiają rozwiązania z trenerem. Organizator zapewnia narzędzia Microsoft 365, konta ćwiczeniowe, szablony i fikcyjne dane. Materiały elektroniczne są przekazywane przed zajęciami do pobrania i zachowania.

Część stacjonarna odbywa się w Tychach, ul. Budowlanych 166. Każdy uczestnik ma zapewnione indywidualne stanowisko komputerowe, dostęp do narzędzi i kont ćwiczeniowych oraz instrukcje i dane potrzebne do samodzielnego wykonania zadań. Zadania praktyczne dotyczą pracy w cyfrowych kartach i plikach, zgodnie z efektami oraz kryteriami wskazanymi w karcie.

Usługa obejmuje 16 godzin zegarowych: 2 godz. teorii, 9 godz. 45 min ćwiczeń praktycznych, 2 godz. walidacji oraz 2 godz. 15 min przerw. Część online obejmuje 13 godz. 45 min, a stacjonarna 2 godz. 15 min. Godzina zegarowa trwa 60 minut. Przerwy są wliczone do czasu usługi i wykazane osobno w harmonogramie.

Warunkiem ukończenia szkolenia i otrzymania certyfikatu jest frekwencja na poziomie co najmniej 80% oraz pozytywny wynik walidacji.

WALIDACJA — ORGANIZACJA I WYNIK

Walidacja odbywa się stacjonarnie po zakończeniu zajęć szkoleniowych. Prowadzi ją podmiot zewnętrzny — FUNDACJA MY PERSONALITY SKILLS — z zachowaniem rozdzielności funkcji szkoleniowej i walidacyjnej. Osoby prowadzące walidację nie prowadzą zajęć szkoleniowych w tej usłudze.

Każdy uczestnik jest oceniany indywidualnie. Test teoretyczny sprawdza wiedzę. Obserwacja w warunkach symulowanych obejmuje samodzielne wykonywanie zadań przy komputerze w obecności walidatora. Wywiad swobodny dotyczy odpowiedzialności, współpracy i granic uprawnień w sytuacjach zawodowych; pytania otwarte i pogłębiające odnoszą się do kryteriów w karcie.

Liczba walidatorów jest dostosowana do liczby uczestników i zakresu zadań. Organizator zapewnia indywidualną ocenę w zaplanowanym czasie, w razie potrzeby równolegle na odrębnych stanowiskach. Rozmowy odbywają się w warunkach zapewniających indywidualną ocenę.

Wyniki dokumentowane są w indywidualnym arkuszu oceny. Warunkiem pozytywnego wyniku jest spełnienie wszystkich kryteriów w Karcie Usługi. Wynik przekazywany jest bezpośrednio po zakończeniu oceny, w czasie wskazanym w harmonogramie. Uczestnik z pozytywnym wynikiem otrzymuje certyfikat potwierdzający nadanie kwalifikacji w dniu walidacji, będącym ostatnim dniem usługi.

Uczestnik szkolenia otrzymuje w formie elektronicznej:

• instrukcję tworzenia i porządkowania dokumentów oraz nadawania uprawnień;

• szablony dokumentów i przykładowy układ folderów;

• procedurę obiegu dokumentacji i fikcyjne dane ćwiczeniowe;

• szablon rejestru wydruków oraz instrukcję obliczania zużycia papieru;

• kartę planowania zmiany ograniczającej wydruki.

Pliki PDF, DOCX i XLSX udostępniane są przed zajęciami do pobrania i zachowania. Materiały umożliwiają samodzielne powtórzenie zadań po szkoleniu.

Warunkiem uczestnictwa jest podstawowa obsługa komputera: korzystanie z myszy i klawiatury, wpisywanie tekstu oraz otwieranie i zapisywanie plików. Nie jest wymagana znajomość dokumentów współdzielonych ani arkusza kalkulacyjnego. Szkolenie jest przeznaczone dla osób początkujących, zgodnie z opisaną grupą docelową. Wymagane są własny komputer, kamera, mikrofon i łącze zgodne z opisem technicznym oraz możliwość pracy na plikach i udostępniania ekranu. Uczestnik bierze udział w zajęciach online w Microsoft Teams oraz części stacjonarnej, w tym indywidualnej walidacji, w Tychach przy ul. Budowlanych 166. Przed szkoleniem otrzymuje instrukcję i możliwość sprawdzenia połączenia. Konta i narzędzia ćwiczeniowe zapewnia organizator.

Warunkiem ukończenia szkolenia i otrzymania certyfikatu jest frekwencja na poziomie co najmniej 80% oraz pozytywny wynik walidacji.

Warunki uczestnictwa w zajęciach zdalnych

Do udziału i wykonywania ćwiczeń wymagany jest komputer stacjonarny lub laptop z procesorem co najmniej czterordzeniowym, 8 GB RAM, ekranem minimum 1280 × 800, klawiaturą i myszą lub touchpadem. System Windows 11 albo jedna z trzech najnowszych wersji macOS. Wymagane są kamera i mikrofon; zalecane słuchawki. Uczestnik musi mieć możliwość samodzielnej pracy na plikach i udostępniania ekranu. Sam telefon nie zapewnia wykonania wszystkich zadań.

Wymagane jest stabilne łącze internetowe o prędkości co najmniej 4 Mb/s pobierania i 4 Mb/s wysyłania, umożliwiające udział audio-wideo i pokaz ekranu. Uczestnik korzysta z aktualnej aplikacji Microsoft Teams albo Microsoft Edge lub Google Chrome w jednej z trzech najnowszych wersji, z dostępem do kamery, mikrofonu i udostępniania ekranu.

Dostęp do szkolenia

Uczestnicy otrzymują drogą mailową najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia link lub kody dostępowe, instrukcję logowania do Microsoft Teams oraz dane dostępu do plików ćwiczeniowych. Osoby zapisane później otrzymują komplet danych dostępowych niezwłocznie po potwierdzeniu zapisu, przed rozpoczęciem zajęć. Spotkanie jest dostępne 15 minut przed rozpoczęciem zajęć oraz w godzinach usługi wskazanych w harmonogramie.

Platforma do nauki zdalnej

Część zdalna szkolenia realizowana jest na żywo w Microsoft Teams. Organizator zapewnia dostęp do spotkań, dwustronną komunikację audio-wideo, czat, udostępnianie ekranu i pracę w pokojach. Zapewnia również przeglądarkowe narzędzia Microsoft 365: Word, Excel, środowisko współdzielenia plików i konta ćwiczeniowe. Własna płatna licencja uczestnika nie jest wymagana.

Materiały szkoleniowe

Materiały PDF, DOCX i XLSX udostępniane są elektronicznie przed zajęciami, z możliwością pobrania i zachowania. Uczestnik korzysta z programu lub przeglądarki umożliwiającej odczyt PDF oraz zapewnionych narzędzi do edycji i zapisu dokumentów oraz arkuszy. Każdy pracuje na własnej kopii pliku i fikcyjnych danych.

Monitorowanie obecności

Każdy uczestnik łączy się ze swojego stanowiska pod imieniem i nazwiskiem. Obecność dokumentowana jest raportem uczestnictwa oraz potwierdzeniami aktywności. Udział w części stacjonarnej dokumentowany jest listą obecności. Walidacja odbywa się stacjonarnie.

Interaktywność

Uczestnicy zadają pytania, analizują przykłady, wykonują zadania i prezentują rozwiązania przez udostępnienie ekranu. Trener prowadzi pokazy oraz udziela bieżącej informacji zwrotnej. Rozmowy i praca w małych grupach odbywają się w pokojach Teams.

Warunki techniczne i wsparcie

Organizator zapewnia pomoc przy dostępie do platformy, logowaniu i problemach z połączeniem przez osobę kontaktową wskazaną w Karcie Usługi oraz czat podczas zajęć. Przed szkoleniem uczestnicy mogą skontaktować się z organizatorem w celu sprawdzenia połączenia i przygotowania urządzeń.

Dane dostępowe umożliwiające monitoring przez administratorów BUR zostaną uzupełnione w przeznaczonym do tego polu najpóźniej 1 dzień przed rozpoczęciem usługi.