Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2026. Bezpieczne Praktyki w Obliczu Kontroli

1. ZFŚS W 2026 R. – USTAWA, ODPIS I REGULAMIN

• obowiązujące przepisy ustawy o ZFŚS wraz z omówieniem zmian obowiązujących od 27 stycznia 2026 r.,
• którzy pracodawcy mają obowiązek tworzenia Funduszu, a którzy mogą utworzyć go dobrowolnie?
• kiedy można zrezygnować z ZFŚS oraz jak zgodnie z prawem zwiększać albo zmniejszać odpis?
• odpis na ZFŚS w 2026 r. – zasady obliczania i przykładowe wyliczenia,
• rachunek bankowy ZFŚS i terminy przekazywania równowartości odpisów – jakie obowiązki ma pracodawca?
• korekta Funduszu na koniec roku – kiedy i jak ją przeprowadzić?
• co dzieje się ze środkami niewykorzystanymi do końca roku i czy pracodawca może je „wyzerować”?
• regulamin ZFŚS – co powinien regulować i które zapisy najczęściej powodują problemy?
• jak ZUS podchodzi do świadczeń kafeteryjnych i jakie zapisy są ważne w Regulaminie w kontekście kafeterii?
• zmiana regulaminu – kiedy jest konieczna i jak prawidłowo ją przeprowadzić?

1. KTO DECYDUJE O ZFŚS, A KTO PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚĆ?

• kto administruje Funduszem, a kto podejmuje decyzje o przyznaniu świadczeń?
• rola pracodawcy, zarządu, HR/kadr, komisji socjalnej i związków zawodowych,
• czy komisja socjalna jest „właścicielem” Funduszu i jakie kompetencje można jej powierzyć?
• co wymaga uzgodnienia i czego pracodawca nie może jednostronnie zmienić?
• nowe zasady reprezentacji pracowników od 27 stycznia 2026 r. – co najmniej dwóch przedstawicieli załogi, sposób ich wyboru i dokumentowanie wyboru,
• co z regulaminami i innymi uzgodnieniami dokonanymi przed 27 stycznia 2026 r. z jednym przedstawicielem pracowników?
• co zrobić, gdy zmienia się sposób finansowania albo rodzaj świadczenia?

1. OSOBY UPRAWNIONE – ETAT, URLOPY, EMERYCI, ZLECENIE I B2B

• pracownicy na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych i bezpłatnych,
• pracownicy długotrwale niezdolni do pracy i pobierający świadczenie rehabilitacyjne,
• emeryci i renciści – byli pracownicy: u którego pracodawcy są osobami uprawnionymi i co w przypadku podjęcia kolejnego zatrudnienia?
• członkowie rodzin – kogo można objąć uprawnieniami i jak opisać tę grupę w regulaminie?
• zatrudnienie na część etatu – czy wymiar etatu może wpływać na prawo do świadczenia lub jego wysokość?
• zatrudnienie w kilku spółkach albo na różnych podstawach – jakie dochody uwzględniać przy ocenie sytuacji socjalnej?
• zleceniobiorcy, osoby współpracujące w modelu B2B i inne osoby niebędące pracownikami – kogo można objąć prawem do korzystania z ZFŚS, jak zrobić to w regulaminie i jakie są konsekwencje?

1. KRYTERIUM SOCJALNE – JAK JE USTALIĆ I UDOKUMENTOWAĆ?

• zakres stosowania kryterium socjalnego – do jakich świadczeń należy je stosować?
• świadczenia indywidualne a świadczenia adresowane do ogółu uprawnionych – kiedy indywidualizacja według kryterium socjalnego jest konieczna, a kiedy charakter świadczenia uzasadnia inne podejście?
• czy prawidłowe zróżnicowanie jednego świadczenia pozwala finansować pozostałe świadczenia wszystkim po równo?
• sytuacja życiowa, rodzinna i materialna – co należy brać pod uwagę?
• czy ustawa narzuca jedną metodę badania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej?
• czy pracodawca może samodzielnie zdefiniować w regulaminie dochód na potrzeby ZFŚS?
• dochód czy przychód, brutto czy netto i z jakiego okresu?
• dochód na członka gospodarstwa domowego – kogo uwzględniać?
• 800+, alimenty, najem, działalność gospodarcza, ryczałt i inne źródła – jak uregulować je w definicji dochodu?
• jak często należy badać sytuację socjalną – raz w roku czy przed każdym świadczeniem?
• co zrobić, gdy sytuacja rodzinna lub materialna pracownika zmieni się w ciągu roku?
• czy staż pracy, stanowisko albo wymiar etatu mogą zastąpić kryterium socjalne?
• grupy dochodowe – jak je tworzyć i jak różnicować poziom dofinansowania?
• czy symboliczne różnicowanie świadczeń – np. o 10, 20 lub 50 zł – rzeczywiście oznacza zastosowanie kryterium socjalnego?
• pracownik odmawia podania danych – jakie rozwiązanie można przewidzieć w regulaminie?

1. OŚWIADCZENIA O SYTUACJI SOCJALNEJ, RODO I DIGITALIZACJA ZFŚS

• oświadczenie o sytuacji socjalnej – forma a postać: czy oznaczają to samo?
• elektroniczne wnioski i oświadczenia – jak wykazać, kto, kiedy i jakiej treści dokument złożył?
• kalkulator dochodu/przychodu na członka rodziny – jakie dane powinien przetwarzać system, a jakie powinien widzieć pracodawca?
• minimalizacja danych a dostęp do informacji o sytuacji rodzinnej i materialnej,
• czy można żądać PIT, zaświadczeń oraz dokumentów dotyczących małżonka lub innych członków gospodarstwa domowego?
• weryfikacja danych – kiedy oświadczenie wystarcza, a kiedy można żądać dokumentów?
• coroczny przegląd danych osobowych – jak go przeprowadzić i udokumentować oraz które dane należy usunąć?
• upoważnienia do przetwarzania danych i poufność informacji w komisji socjalnej.

1. CO MOŻNA – A CZEGO NIE NALEŻY – FINANSOWAĆ Z ZFŚS?

• wypoczynek i „wczasy pod gruszą” – czy wymagane jest 14 kolejnych dni urlopu?
• wypoczynek dzieci, żłobek i przedszkole,
• zapomogi socjalne („zwykłe”) i zapomogi związane ze zdarzeniami losowymi – różnice w zasadach przyznawania i opodatkowaniu,
• integracja, wycieczki i imprezy – kiedy można finansować je z Funduszu i jak podchodzić do kryterium socjalnego?
• sport, rekreacja, kultura i rozrywka,
• masaże, zabiegi, relaks i inne – gdzie przebiega granica działalności sportowo-rekreacyjnej?
• hobby i rozwój zainteresowań – które wydatki mieszczą się w działalności socjalnej?
• świadczenia związane z pracą, szkolenia zawodowe, nagrody i prezenty – czy mogą być finansowane z ZFŚS?
• karty, punkty, bony i vouchery – jak prawidłowo finansować je z Funduszu?
• zakupy w sklepach jako „zapomoga” – kiedy taka konstrukcja może zostać zakwestionowana?
• pożyczki mieszkaniowe – cele mieszkaniowe, oprocentowanie, zabezpieczenie, spłata, rozwiązanie stosunku pracy, umorzenie pożyczki i skutki podatkowe.

1. KARTY, VOUCHERY, PUNKTY I SYSTEMY KAFETERYJNE

• kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, a kiedy powstaje przychód podatkowy – przy przyznaniu punktów, zasileniu konta czy ich wykorzystaniu?
• czy możliwe jest rozliczanie świadczeń „z dołu” i jak wpływa to na rozliczenia podatkowe?
• czy pracodawca musi kontrolować sposób wykorzystania środków z ZFŚS, gdy dokonuje przelewu albo zasila platformę?
• przelew na konto pracownika a ograniczony katalog wydatków – kiedy brak kontroli celu wydatkowania może stać się problemem?
• paragony, raporty systemowe i historia transakcji – kiedy są potrzebne, a kiedy nie są konieczne?
• jak dokumentować spełnienie warunków zwolnienia podatkowego i wyłączenia z podstawy wymiaru składek?
• jak kontrolować wykorzystanie limitów zwolnień podatkowych, jeżeli świadczenia są realizowane na kilka sposobów?
• świadczenie abonamentowe lub ryczałtowe dostępne dla wszystkich – jak oceniać je z perspektywy kryterium socjalnego i przychodu podatkowego?
• kiedy zmiana zasad, katalogu wydatków lub wysokości dofinansowania wymaga zmiany regulaminu?

1. PIT I ZUS – KIEDY ŚWIADCZENIE JEST BEZ PODATKU I SKŁADEK?

• zwolnienia podatkowe – warunki zastosowania i aktualne limity,
• świadczenia pieniężne i rzeczowe, karty, bony oraz vouchery – najważniejsze różnice podatkowe,
• wypoczynek dzieci – zasady opodatkowania i zwolnienia,
• zapomogi – szczególne zwolnienia podatkowe,
• świadczenia dla emerytów i rencistów – źródło przychodu, zasady opodatkowania i dostępne zwolnienia,
• kiedy świadczenie finansowane z ZFŚS jest wyłączone z podstawy wymiaru składek?
• czy samo finansowanie ze środków ZFŚS wystarczy do zastosowania wyłączenia składkowego?
• jak monitorować limity podatkowe, gdy pracownik otrzymuje kilka rodzajów świadczeń?
• jak postępować, gdy po wypłacie świadczenia okaże się, że warunki zwolnienia nie zostały spełnione?
• KONTROLA ZFŚS – CO MOŻE SPRAWDZAĆ PIP, ZUS I ORGAN PODATKOWY?
• PIP – gospodarowanie środkami Funduszu, regulamin i zgodność praktyki z ustawą o ZFŚS,
• ZUS – prawidłowość wyłączenia świadczeń z podstawy wymiaru składek,
• organ podatkowy – powstanie przychodu, warunki zwolnień i prawidłowość rozliczeń PIT,
• najnowsze i najbardziej kontrowersyjne stanowiska ZUS dotyczące kart, punktów i systemów kafeteryjnych,
• interpretacje podatkowe dotyczące przychodu oraz zwolnień podatkowych,
• co może być przedmiotem kontroli: regulamin, oświadczenia, wnioski, decyzje, umowy, przelewy, raporty i dokumentacja elektroniczna?
• jak wykazać prawidłowe zastosowanie kryterium socjalnego?
• jak dokumentować świadczenia realizowane elektronicznie?
• nieprawidłowe wydatkowanie środków – możliwe konsekwencje składkowe, podatkowe oraz wynikające z ustawy o ZFŚS.

1. CASE STUDY – PYTANIA, KTÓRE ROZSTRZYGNIEMY NA SZKOLENIU

• Pracodawca różnicuje dofinansowanie według stażu pracy zamiast sytuacji socjalnej – czy może tak zrobić?
• „Wczasy pod gruszą” są zróżnicowane dochodowo, ale vouchery dla dzieci mają jednakową wartość – czy prawidłowe zastosowanie kryterium do jednego świadczenia „ratuje” inne świadczenie wypłacane wszystkim po równo?
• Pracodawca chce na święta rozszerzyć możliwość wykorzystania środków o kategorię „Sklepy” – jakie wiąże się z tym ryzyko?
• Pracodawca finansuje benefit w modelu ryczałtowym, w jednakowej wysokości dla wszystkich – czy kryterium socjalne wyklucza taki model?
• Pracownik jest zatrudniony w kilku spółkach lub uzyskuje dochody z różnych źródeł – jak podejść do oceny jego sytuacji socjalnej?
• System przyznaje punkty dziś, ale pracownik wykorzystuje je dopiero za kilka miesięcy – kiedy pracownik otrzymuje świadczenie, kiedy powstaje przychód i kiedy je rozliczyć?
• Pracodawca przelewa pieniądze na konto pracownika i nie wie, na co zostały wydane – czy i kiedy powinien kontrolować sposób wykorzystania środków?
• Regulamin nie przewiduje nowego rodzaju świadczenia – czy można uruchomić je przed zmianą regulaminu?
• Pracownik nie składa oświadczenia o sytuacji socjalnej – czy można odmówić świadczenia albo przyznać je w najniższej wysokości?
• Impreza integracyjna jest dostępna dla wszystkich – czy trzeba różnicować jej wartość według dochodu?
• Pracodawca zebrał oświadczenia o dochodach w styczniu, a świadczenie świąteczne przyznaje w grudniu – czy może opierać się na danych sprzed niem

Każdy z uczestników otrzyma materiały szkoleniowe w formie skryptu w formie elektronicznej, dodatkowo zostaną uzupełnione przez przeprowadzone ćwiczenia w trakcie szkolenia.

Warunki uczestnictwa

• Warunkiem ukończenia kursu jest frekwencja na poziomie co najmniej 80% zajęć.
• Uczestnik zgadza się na utrwalania jego wizerunku na potrzeby monitoringu/kontroli instytucji finansującej kurs.

W CENIE SZKOLENIA – GOTOWE NARZĘDZIA DO WYKORZYSTANIA W FIRMIE

• wzory regulaminów ZFŚS do dostosowania do potrzeb pracodawcy,
• przykładowe zapisy dotyczące definicji dochodu, gospodarstwa domowego i grup dochodowych,
• przykładowe zapisy dotyczące osób uprawnionych i oświadczeń o sytuacji socjalnej,
• rozwiązania dotyczące kart, punktów, voucherów i elektronicznej obsługi świadczeń,
• checklista dokumentacji na wypadek kontroli ZUS, PIP lub organu podatkowego.

Q&A – PROBLEMY UCZESTNIKÓW

Na zakończenie szkolenia analizujemy rzeczywiste przypadki zgłoszone przez uczestników i wskazujemy rozwiązania możliwe do zastosowania w praktyce pracodawcy.

RABAT NA KSIĄŻKI DLA UCZESTNIKÓW

Uczestnicy szkolenia mogą nabyć książkę Piotra Ciborskiego i Moniki Cieślak „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych od A do Z” z rabatem 50%, a pozostałe książki autorstwa Moniki Cieślak – z rabatem 35%.

Szkolenie odbędzie się w programie Clickmeeting.

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 8 (zalecany Windows 11), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, Chrome OS.

Wymagania dotyczące łącza internetowego:

https://knowledge.clickmeeting.com/pl/knowledge-base/pierwsze-kroki/o-clickmeeting/#jakiego-lacza-potrzebuje-aby-moc-korzystac-z-platformy-clickmeeting

Osoby korzystające z aplikacji Clickmeeting mogą skorzystać z poradnika. Dostępnego pod niniejszym linkiem:

https://knowledge.clickmeeting.com/uploads/2022/05/Poko%CC%81j_webinarowy_wskazo%CC%81wki_dla-uczestniko%CC%81w.pdf

Filmy instruujące jak dołączyć do wydarzeń Clickmeeting:

1. Bez rejestracji: https://knowledge.clickmeeting.com/pl/video-tutorials/jak-dolaczyc
2. Z rejestracją: https://knowledge.clickmeeting.com/pl/video-tutorials/jak-dolaczyc-i-sie-zarejestrowac/

Każda z osób zgłoszonych na szkolenie zostanie poinstruowana jak zainstalować niezbędne oprogramowanie (darmowe dla uczestników szkolenia), oraz skonfigurować sprzęt komputerowy, oraz go przetestować.