Cyfrowa organizacja wydarzeń – skuteczne zarządzanie projektem eventowym z wykorzystaniem AI i aplikacji online

Usługa rozwija kompetencje cyfrowe w zakresie planowania, organizacji i monitorowania projektów eventowych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Uczestnicy uczą się wykorzystywać aplikacje do zarządzania projektami, narzędzia do współpracy online, arkusze kalkulacyjne oraz rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji do tworzenia harmonogramów, budżetów, scenariuszy wydarzeń i dokumentacji projektowej.

Szkolenie ma charakter praktyczny i opiera się na realizacji zadań odzwierciedlających rzeczywiste procesy organizacji wydarzeń. Uczestnicy samodzielnie planują projekt eventowy, przygotowują dokumentację oraz wykorzystują narzędzia cyfrowe do zarządzania zadaniami, komunikacji i monitorowania postępów prac. Efektem usługi jest nabycie umiejętności praktycznego wykorzystania technologii cyfrowych wspierających organizację wydarzeń oraz usprawnienie zarządzania projektami.

Metody dydaktyczne

Podczas realizacji usługi wykorzystywane są metody aktywizujące umożliwiające rozwój praktycznych kompetencji cyfrowych uczestników:

• miniwykład z wykorzystaniem prezentacji multimedialnej,
• pokaz działania narzędzi cyfrowych,
• warsztat komputerowy,
• ćwiczenia indywidualne,
• wykonywanie zadań praktycznych z wykorzystaniem aplikacji cyfrowych,
• analiza studiów przypadków,
• rozwiązywanie problemów projektowych,
• praca z narzędziami wykorzystującymi generatywną sztuczną inteligencję,
• konsultacje indywidualne,
• prezentacja i omówienie przygotowanych rozwiązań.

Warunki uczestnictwa:

• Od uczestników nie jest wymagane doświadczenie w organizacji wydarzeń.
• Zalecana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera oraz korzystania z Internetu.
• W celu pełnego udziału w części warsztatowej rekomendowane jest posiadanie własnego laptopa z dostępem do Internetu.
• Szkolenie ma charakter warsztatowy. Każdy uczestnik opracowuje własne materiały wykorzystywane później podczas organizacji wydarzeń, w tym harmonogramy, checklisty, scenariusze oraz plan realizacji wybranego eventu.

Warunki organizacyjne

Usługa realizowana jest w sali szkoleniowej wyposażonej w:

• stanowisko dla trenera,
• projektor multimedialny lub monitor,
• dostęp do Internetu,
• stanowiska umożliwiające pracę z komputerem.

Każdy uczestnik powinien posiadać własny komputer przenośny z dostępem do Internetu umożliwiający wykonywanie ćwiczeń praktycznych.

Warunki techniczne

Podczas szkolenia wykorzystywane są ogólnodostępne narzędzia cyfrowe wspierające zarządzanie projektami i współpracę zespołową.

Rekomendowane jest posiadanie:

• aktualnej przeglądarki internetowej,
• aktywnego konta Google lub Microsoft,
• dostępu do poczty elektronicznej,
• możliwości korzystania z bezpłatnych wersji aplikacji wykorzystywanych podczas szkolenia (np. Google Workspace, Trello, ClickUp, ChatGPT lub równoważnych).

Informacja o walidacji

Walidacja przeprowadzana jest po zakończeniu części szkoleniowej i trwa 60 minut. Jej celem jest potwierdzenie osiągnięcia efektów uczenia się w zakresie kompetencji cyfrowych rozwijanych podczas usługi.

Walidację prowadzi osoba posiadająca kwalifikacje i doświadczenie zgodne z wymaganiami BUR oraz niezależna od procesu prowadzenia szkolenia.

Podczas walidacji uczestnik wykonuje zadania praktyczne oraz prezentuje opracowaną dokumentację projektu eventowego przygotowaną z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych. Ocenie podlega stopień osiągnięcia efektów uczenia się określonych w karcie usługi.

Informacja o rozwijanych kompetencjach cyfrowych

Usługa rozwija kompetencje cyfrowe w zakresie wykorzystywania narzędzi do zarządzania projektami, współpracy online, tworzenia dokumentacji cyfrowej, analizy danych oraz zastosowania generatywnej sztucznej inteligencji w planowaniu, organizacji i monitorowaniu projektów eventowych. Uczestnicy rozwijają umiejętności zgodne z obszarami Europejskich Ram Kompetencji Cyfrowych DigComp 2.2.

Program usługi

Dzień I

Moduł 1. Cyfrowe planowanie i zarządzanie projektem eventowym - teoria 35min, praktyka 85min

Zakres tematyczny

• planowanie projektu z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych,
• organizacja informacji i zadań w środowisku cyfrowym,
• tworzenie harmonogramów oraz zarządzanie terminami,
• przypisywanie odpowiedzialności i monitorowanie postępu prac,
• zarządzanie informacją projektową.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• zarządzanie informacją i danymi cyfrowymi,
• cyfrowe zarządzanie projektami,
• organizacja pracy w środowisku cyfrowym.

Wykorzystywane narzędzia

• Trello / ClickUp / Asana,
• Google Kalendarz,
• Microsoft Planner.

Ćwiczenia praktyczne

• utworzenie projektu eventowego,
• opracowanie harmonogramu,
• przypisanie zadań,
• monitorowanie realizacji projektu.

Moduł 2. Tworzenie i współdzielenie dokumentacji cyfrowej - teoria 35min, praktyka 85min

Zakres tematyczny

• tworzenie dokumentacji projektowej,
• organizacja dokumentów w chmurze,
• współdzielenie plików,
• kontrola wersji dokumentów,
• przygotowanie checklist i scenariuszy.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• tworzenie treści cyfrowych,
• współpraca w środowisku chmurowym,
• zarządzanie dokumentacją elektroniczną.

Wykorzystywane narzędzia

• Google Dokumenty,
• Google Dysk,
• Microsoft Word,
• Canva Docs.

Ćwiczenia praktyczne

• przygotowanie scenariusza wydarzenia,
• opracowanie checklisty,
• organizacja cyfrowej dokumentacji projektu.

Moduł 3. Cyfrowa analiza danych i planowanie budżetu wydarzenia - teoria 35min, praktyka 85min

Zakres tematyczny

• tworzenie budżetu,
• analiza kosztów,
• monitorowanie wydatków,
• wizualizacja danych,
• kontrola realizacji budżetu.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• analiza danych cyfrowych,
• przetwarzanie informacji,
• wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych do podejmowania decyzji.

Wykorzystywane narzędzia

• Microsoft Excel,
• Google Arkusze.

Ćwiczenia praktyczne

• opracowanie budżetu,
• stworzenie arkusza monitorowania kosztów,
• analiza danych finansowych.

Dzień II

Moduł 4. Wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencji w organizacji wydarzeń - teoria 35min, praktyka 85min

Zakres tematyczny

• zastosowanie AI w planowaniu wydarzeń,
• tworzenie skutecznych promptów,
• automatyzacja przygotowania dokumentacji,
• ocena jakości treści generowanych przez AI.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• wykorzystanie generatywnej sztucznej inteligencji,
• tworzenie treści cyfrowych,
• krytyczna ocena informacji wygenerowanych przez AI.

Wykorzystywane narzędzia

• ChatGPT,
• Microsoft Copilot,
• Gemini.

Ćwiczenia praktyczne

• opracowanie promptów,
• wygenerowanie scenariusza wydarzenia,
• przygotowanie checklist,
• optymalizacja dokumentacji.

Moduł 5. Cyfrowa komunikacja i współpraca w realizacji projektu eventowego - teoria 35min, praktyka 85min

Zakres tematyczny

• komunikacja zespołowa,
• współpraca online,
• udostępnianie dokumentów,
• monitorowanie realizacji projektu,
• organizacja spotkań online.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• komunikacja cyfrowa,
• współpraca online,
• zarządzanie współpracą zespołową.

Wykorzystywane narzędzia

• Google Workspace,
• Microsoft 365,
• Google Meet.

Ćwiczenia praktyczne

• organizacja współpracy zespołu,
• udostępnianie dokumentów,
• zarządzanie uprawnieniami,
• monitorowanie postępu projektu.

Moduł 6. Integracja narzędzi cyfrowych w zarządzaniu projektem eventowym i walidacja kompetencji - teoria 25min, praktyka 80min

Zakres tematyczny

• integracja wykorzystywanych narzędzi,
• przygotowanie kompletnej dokumentacji projektu,
• prezentacja rozwiązania,
• analiza efektywności wykorzystanych technologii.

Rozwijane kompetencje cyfrowe

• dobór technologii do potrzeb projektu,
• rozwiązywanie problemów z wykorzystaniem technologii cyfrowych,
• samodzielne zarządzanie cyfrowym środowiskiem pracy.

Wykorzystywane narzędzia

• narzędzia poznane podczas szkolenia.

Ćwiczenia praktyczne

Każdy uczestnik przygotowuje kompletny cyfrowy projekt organizacji wydarzenia obejmujący:

• harmonogram,
• budżet,
• scenariusz,
• checklistę,
• strukturę dokumentacji,
• plan komunikacji,
• wykorzystanie AI do przygotowania wybranych elementów projektu.

Każdy uczestnik otrzymuje komplet materiałów w wersji elektronicznej obejmujących:

• prezentację szkoleniową,
• szablony harmonogramów projektów,
• wzory budżetów wydarzeń,
• szablony scenariuszy wydarzeń,
• checklisty organizacyjne,
• zestaw przykładowych promptów do narzędzi AI,
• instrukcje korzystania z wykorzystywanych aplikacji,
• zestaw materiałów do samodzielnej pracy po zakończeniu szkolenia.

Warunkiem ukończenia usługi jest:

• obecność na minimum 80% czasu szkolenia,
• aktywny udział w ćwiczeniach praktycznych,
• przystąpienie do walidacji,
• potwierdzenie osiągnięcia efektów uczenia się zgodnie z kryteriami określonymi w karcie usługi.