Dokumenty i faktury bez przepisywania – automatyczny odczyt danych z PDF i skanów oraz zapis do arkusza i bazy danych z wykorzystaniem AI – szkolenie

1. Gdzie kończy się rozmowa z AI, a zaczyna automatyzacja (1,5h)

• Dlaczego wrzucenie faktury do okna rozmowy nie rozwiązuje problemu przepisywania danych — jednorazowa odpowiedź a powtarzalny proces
• Budowa przepływu automatycznego: zdarzenie początkowe (nowa wiadomość z załącznikiem) → warunek (czy to dokument właściwego typu) → działanie (odczyt, zapis, archiwizacja)
• Co realnie da się odczytać automatycznie, a co nie: jakość skanu, układ nietypowy, pismo odręczne, dokument wielostronicowy, tabele pozycji
• Przegląd dokumentów uczestników — które nadają się do przetwarzania automatycznego, a które nie
• Ochrona danych: klasyfikacja dokumentów, dane osobowe, RODO w usługach chmurowych, anonimizacja materiałów ćwiczeniowych

2. Stały zestaw pól — warunek zapisu do arkusza (1,5h)

• Dlaczego opis słowny nie nadaje się do zapisu w bazie — różnica między odpowiedzią dla człowieka a danymi dla systemu
• Określenie zestawu pól: numer, kontrahent, data wystawienia, termin płatności, kwota netto, kwota brutto, waluta
• Formułowanie polecenia wymuszającego stałą postać odpowiedzi
• Postępowanie z polem, którego w dokumencie nie ma — wartość pusta zamiast wartości zmyślonej
• Ćwiczenie: definiowanie zestawu pól dla własnego typu dokumentu i sprawdzenie odczytu

3. Budowa działającego przepływu (2h)

• Konfiguracja zdarzenia początkowego: nowa wiadomość z załącznikiem w skrzynce pocztowej
• Warunek rozpoznający dokument właściwego typu
• Odczyt danych z załącznika i przekazanie ich dalej w postaci ustrukturyzowanej
• Zapis do arkusza lub bazy danych — jeden dokument, jeden wiersz, komplet pól
• Archiwizacja pliku źródłowego i powiązanie go z zapisem
• Ćwiczenie: uruchomienie własnego przepływu

4. Kontrola poprawności, sytuacje błędne i wdrożenie (1,5h)

• Sprawdzenie odczytu na zestawie dokumentów kontrolnych
• Typowe pomyłki odczytu: zamiana kwoty netto z brutto, błędny format daty, kontrahent odczytany ze stopki
• Postępowanie w sytuacji nieprawidłowej — powiadomienie i wyodrębnienie do sprawdzenia przez człowieka
• Gradacja: które dokumenty zostawić do decyzji człowieka
• Koszt i limity — ile dokumentów miesięcznie obsłuży poziom bezpłatny

Warunki organizacyjne realizacji usługi: szkolenie realizowane w grupie liczącej od 5 do 15 uczestników. Każdy uczestnik pracuje na samodzielnym stanowisku komputerowym (komputer z systemem Windows lub macOS, przeglądarka w aktualnej wersji, arkusz kalkulacyjny, mikrofon i głośniki, stabilne połączenie internetowe o przepustowości min. 10 Mb/s). Uczestnik otrzymuje indywidualny dostęp do środowiska szkoleniowego oraz do zestawu przykładowych dokumentów testowych (faktury, skany, PDF) przygotowanych na potrzeby ćwiczeń. Ćwiczenia praktyczne realizowane są indywidualnie, a zadania problemowe w podgrupach 3–5-osobowych. Trener prowadzi zajęcia w formule pokaz – ćwiczenie samodzielne – omówienie wyników.

Sposób organizacji walidacji: walidacja przeprowadzana jest po zakończeniu części szkoleniowej, w wymiarze 30 minut, w formie zdalnej w czasie rzeczywistym. Składa się z dwóch części: (1) testu teoretycznego z zamkniętą kafeterią odpowiedzi, weryfikującego efekty dotyczące wiedzy o procesie odczytu danych oraz zasad ochrony danych, (2) zadania praktycznego w warunkach symulowanych — uczestnik odczytuje dane z zestawu dokumentów, zapisuje je do arkusza i kontroluje ich poprawność, a asesor ocenia wykonanie na podstawie karty obserwacji z kryteriami weryfikacji. Walidację prowadzi asesor niebędący trenerem prowadzącym zajęcia, co zapewnia rozdzielenie funkcji kształcenia i walidacji. Warunkiem uznania efektów uczenia się jest uzyskanie co najmniej 70% punktów w każdej z części. Wynik walidacji dokumentowany jest w protokole, a uczestnik otrzymuje imienny dokument potwierdzający osiągnięte efekty uczenia się.

Uczestnik otrzymuje w formie elektronicznej (pliki do pobrania, dostęp bezterminowy):

1. Skrypt szkoleniowy w formacie PDF (ok. 40 stron) opisujący krok po kroku proces automatycznego odczytu danych z dokumentów.

2. Konspekt zajęć w formacie PDF z podziałem na moduły i ćwiczenia.

3. Bibliotekę gotowych instrukcji (promptów) do ekstrakcji danych z faktur, umów i protokołów – plik DOCX.

4. Szablon arkusza kalkulacyjnego XLSX do zapisu odczytanych danych, z regułami kontroli poprawności i sumami kontrolnymi.

5. Zestaw dokumentów testowych (przykładowe faktury i skany w formacie PDF) do samodzielnych ćwiczeń po szkoleniu.

6. Checklistę wdrożenia procesu w firmie w formacie PDF.

7. Nagrania wideo (materiały VOD) z demonstracji ćwiczeń, udostępnione na platformie szkoleniowej.

Od uczestnika wymagana jest umiejętność obsługi komputera na poziomie podstawowym (praca z plikami i folderami, przeglądarka internetowa, poczta elektroniczna) oraz podstawowa znajomość arkusza kalkulacyjnego (wprowadzanie danych, kopiowanie zakresów). Nie jest wymagana wiedza programistyczna ani wcześniejsze doświadczenie w pracy z narzędziami AI. Uczestnik powinien dysponować komputerem z dostępem do internetu, przeglądarką w aktualnej wersji, mikrofonem i głośnikami oraz kontem poczty elektronicznej.

• komputer stacjonarny lub laptop (Windows, macOS lub Linux) z działającą kamerą i mikrofonem
• stabilne łącze internetowe o parametrach minimum 10 Mbps download / 5 Mbps upload
• aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Edge, Firefox lub Safari w najnowszej wersji)
• konto Make.com (darmowe) — zakładane przed szkoleniem wg przesłanej instrukcji; bezpłatny poziom obejmuje 1000 operacji miesięcznie, odnawianych cyklicznie i dostępnych bezterminowo (nie jest to okres próbny)
• ZALECANE: własny klucz dostępowy do modelu AI (OpenAI, Anthropic lub Google) — rozliczenie wyłącznie według faktycznego zużycia (pay-as-you-go), bez abonamentu i bez zobowiązania, szacunkowo kilka złotych za całe szkolenie; klucz NIE jest warunkiem udziału, uczestnicy bez klucza realizują ćwiczenia na module wbudowanym w ramach limitów poziomu bezpłatnego
• konto poczty elektronicznej, do którego uczestnik ma pełny dostęp (Gmail lub Outlook) — na nim konfigurowany jest przepływ; zalecane konto robocze o niewielkim ruchu albo utworzone na potrzeby szkolenia
• 5–10 własnych dokumentów (faktury, zamówienia, dokumenty przewozowe) w postaci plików PDF lub zdjęć, pozbawionych danych osobowych i poufnych albo poddanych anonimizacji — uczestnikom bez materiałów własnych prowadzący udostępnia zestaw ćwiczeniowy