Akademia audytów i kontroli projektów unijnych. Praktyczne przygotowanie dokumentacji na miejscu i w CST, zarządzanie ryzykiem korekt

1. Otwarcie szkolenia i wprowadzenie

• cele i agenda spotkania,

• najważniejsze obowiązki beneficjenta w trakcie realizacji projektu,

• aktualne trendy i najczęstsze obszary kontroli.

2. Kontrole i audyty projektów unijnych – przebieg i wymagania

• rodzaje kontroli i audytów projektów współfinansowanych ze środków UE,

• zakres uprawnień instytucji kontrolujących,

• przygotowanie organizacji do kontroli na miejscu,

• harmonogram i etapy procesu kontrolnego,

• prawa i obowiązki beneficjenta podczas kontroli,

• najczęściej kontrolowane obszary projektu.

3. Praktyczne przygotowanie dokumentacji projektowej

• dokumentacja finansowa i księgowa projektu,

• dokumentowanie kwalifikowalności wydatków,

• dokumentacja zamówień i zasady konkurencyjności,

• przygotowanie dokumentacji personelu projektu,

• archiwizacja i spójność dokumentów,

• checklisty dokumentacyjne przed kontrolą.

4. CST w praktyce – poprawność danych i przygotowanie do kontroli

• najczęstsze błędy w CST,

• zgodność danych w CST z dokumentacją źródłową,

• przygotowanie załączników i opisów wydatków,

• monitorowanie wskaźników i harmonogramu projektu,

• dobre praktyki prowadzenia dokumentacji elektronicznej.

5. Korekty finansowe i nieprawidłowości – jak ograniczać ryzyko

• czym są korekty finansowe i jak powstają,

• najczęstsze przyczyny nakładania korekt,

• błędy w zamówieniach, rozliczeniach i dokumentacji,

• analiza przypadków i praktyczne przykłady nieprawidłowości,

• działania naprawcze i prewencyjne,

• budowanie systemu kontroli wewnętrznej.

6. Warsztat praktyczny – przygotowanie do kontroli krok po kroku

• symulacja kontroli projektu,

• analiza przykładowych dokumentów,

• identyfikacja ryzyk i braków w dokumentacji,

• przygotowanie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,

• opracowanie planu działań minimalizujących ryzyko korekt.

7. Sesja pytań, konsultacje i podsumowanie

• omówienie indywidualnych problemów uczestników,

• rekomendacje dobrych praktyk,

• podsumowanie najważniejszych wniosków,

• materiały i narzędzia wspierające przygotowanie do kontroli.

8. Walidacja

Szkolenie skierowane jest do osób zaangażowanych w realizację, rozliczanie oraz nadzór nad projektami współfinansowanymi ze środków Unii Europejskiej. W szczególności adresowane jest do beneficjentów projektów unijnych, kierowników i koordynatorów projektów, specjalistów ds. rozliczeń, monitoringu i sprawozdawczości, a także pracowników działów finansowych, księgowych i administracyjnych odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentacji projektowej. Program będzie również wartościowy dla osób odpowiadających za zamówienia, archiwizację dokumentów oraz kontakt z instytucjami kontrolującymi i audytowymi. Szkolenie rekomendowane jest zarówno osobom posiadającym doświadczenie w realizacji projektów unijnych, które chcą uporządkować i zaktualizować swoją wiedzę, jak i uczestnikom przygotowującym się do pierwszych kontroli lub audytów projektowych.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych.

Przerwy w usłudze są wliczone w czas usługi rozwojowej.

Warunki organizacyjne dla przeprowadzenia szkolenia: samodzielne stanowisko komputerowe.

Walidacja efektów uczenia się odbywa się w sposób zautomatyzowany. W dniu szkolenia uczestnicy rozwiązują test wiedzy udostępniony przez osobę prowadzącą usługę. Sprawdzenie poprawności odpowiedzi następuje w sposób automatyczny w systemie. Uczestnik otrzymuje informację o wyniku testu bezpośrednio po jego wypełnieniu.

Materiały dla uczestników:

• • prezentacja szkoleniowa w wersji elektronicznej,
  • linki do aktualnych wytycznych i rekomendacji dotyczących kontroli oraz audytów projektów unijnych,
  • checklisty przygotowania dokumentacji do kontroli na miejscu i kontroli w systemie CST,
  • przykładowe wzory dokumentów i opisów projektowych,
  • zestaw najczęściej występujących błędów skutkujących korektami finansowymi,
  • przykłady dobrych praktyk ograniczających ryzyko nieprawidłowości,
  • przykładowe pytania i zakresy weryfikacji stosowane podczas kontroli,
  • rekomendacje dotyczące archiwizacji i organizacji dokumentacji projektowej,
  • certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.

Szkolenie prowadzone na platformie ClickMeeting.

Wymagania techniczne potrzebne do wzięcia udziału w szkoleniu:

Wymagania sprzętowe:

• Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy (zalecany czterordzeniowy);
• 2GB pamięci RAM (zalecane 4GB lub więcej);
• System operacyjny taki jak Windows 10, Mac OS wersja 13 (zalecana najnowsza wersja), Linux,, Chrome OS.

W przypadku korzystania z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej może być również wymagana kamera internetowa - należy zapoznać się z regulaminem projektu.