Kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany wspólnie z Archiwum Narodowym w Krakowie

Program szkolenia:

Dzień I – 8 czerwca 2026 r.,

Analiza prawa archiwalnego

• Podstawowe pojęcia z zakresu archiwistyki. Rodzaje dokumentacji.
• Analiza najważniejszych zagadnień prawa archiwalnego (ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych do ustawy archiwalnej).
• Obowiązki podmiotów wynikające z ustawy archiwalnej i rozporządzeń wykonawczych do ustawy archiwalnej.
• Postępowanie z dokumentacją likwidowanych jednostek organizacyjnych.

Dzień II – 10 czerwca 2026 r.,

Obieg dokumentacji w postaci tradycyjnej oraz dokument elektroniczny w instytucji

• Przykładowa kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
• Charakterystyka systemu kancelaryjnego dziennikowego i systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
• Obieg dokumentacji w instytucji w świetle instrukcji kancelaryjnej.
• Dokument elektroniczny w Urzędzie – podstawowe zagadnienia. Pojęcie dokumentu elektronicznego, naturalnego dokumentu elektronicznego oraz odwzorowania cyfrowego dokumentu. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
• Wzorcowy lokal archiwum zakładowego. Obowiązki archiwisty zakładowego.
• Kontakty z archiwami państwowymi (uzgadnianie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, przeprowadzanie kontroli archiwalnych, brakowanie dokumentacji).
• Zabezpieczanie i przechowywanie materiałów archiwalnych (konserwacja, postępowanie z dokumentacją w sytuacjach zagrożenia).

Dzień III – 16 czerwca 2026 r.,

Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt

• Systemy zarządzania dokumentacją. 
• Jednolity rzeczowy wykaz akt – pojęcie i budowa.
• Zasady stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Prawidłowe zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych.
• Rejestracja spraw i wypełnianie spisów spraw.
• Zasady prawidłowego opisu teczki aktowej.
• Obowiązki referentów w zakresie przechowywania dokumentacji na stanowiskach pracy.

Dzień IV – 18 czerwca 2026 r.,

Funkcjonowanie archiwum zakładowego

• Przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.
• Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych przekazywanej dokumentacji.
• Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego oraz jej prawidłowe rozmieszczanie.
• Środki ewidencyjno-informacyjne w archiwum zakładowym.
• Wprowadzanie korekt do ewidencji archiwum zakładowego.
• Zasady i tryb udostępniania dokumentacji.

Dzień V – 22 czerwca 2026 r.,

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

• Przepisy dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Przygotowanie wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – wymogi formalne.
• Sporządzanie prawidłowych spisów dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu.
• Zasady wyrażania zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Dzień VI – 23 czerwca 2026 r.,

Współpraca archiwum zakładowe – archiwum państwowe

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
• Dokumentacja fotograficzna.
• Dokumentacja techniczna i kartograficzna.
• Porządkowanie dokumentacji aktowej oraz audiowizualnej.

Szkolenie ma charakter teoretyczno–praktyczny, w tym:

• część teoretyczna – ok. 42% (20 godzin dydaktycznych) – obejmuje omówienie podstaw prawnych zarządzania dokumentacją, zasad funkcjonowania kancelarii i archiwum zakładowego, klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz procedur jej ewidencji, przechowywania i udostępniania,

• część praktyczna – ok. 58% (28 godzin dydaktycznych) – obejmuje warsztaty i ćwiczenia z zakresu czynności kancelaryjnych, stosowania wykazu akt, przygotowania dokumentacji do archiwizacji, sporządzania ewidencji oraz porządkowania i brakowania dokumentacji.

Zakres realizacji części praktycznej

Część praktyczna realizowana jest w szczególności podczas:

• ćwiczeń z zakresu rejestracji, znakowania i dekretacji korespondencji,
• pracy z jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA),
• sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych oraz prowadzenia ewidencji archiwalnej,
• przygotowania i porządkowania teczek rzeczowych przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Usługa prowadzona jest w godzinach dydaktycznych (45 min). Przerwy  nie są wliczone w ogólny czas usługi rozwojowej.

Harmonogram usługi może ulec nieznacznemu przesunięciu, ponieważ ilość przerw oraz długość ich trwania zostanie dostosowana indywidualnie do potrzeb uczestników szkolenia. Łączna długość przerw podczas szkolenia nie będzie dłuższa aniżeli zawarta w harmonogramie.

Uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe obejmujące:

• skrypt tematyczny dotyczący zasad postępowania z dokumentacją oraz organizacji archiwum zakładowego,
• prezentacje omawiane podczas szkolenia,
• zestaw ćwiczeń praktycznych,
• przykładowe formularze i dokumenty stosowane w archiwach zakładowych (m.in. spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy akt).

Uczestnicy pracują na przykładach rzeczywistej dokumentacji oraz wzorach dokumentów wykorzystywanych w praktyce.

Termin realizacji szkolenia może ulec zmianie z przyczyn organizacyjnych, w tym w przypadku nieosiągnięcia minimalnej liczby uczestników. Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani o zmianie terminu, a przed zapisaniem się na usługę zaleca się kontakt z organizatorem w celu potwierdzenia jego aktualności.

Zasady uczestnictwa: Aby ukończyć szkolenie i otrzymać zaświadczenie o uczestnictwie w kursie, uczestnik zobowiązany jest do obecności na minimum 80% zajęć.

Weryfikacja obecności: Uczestnik będzie potwierdzać swoją obecność poprzez podpisanie listy na każdych zajęciach.

Metoda walidacji - test obejmujący zakres kursu. Szkolenie kończy się egzaminem wewnętrznym w formie testu wiedzy, weryfikującym nabytą wiedzę i umiejętności.

Dokumentem potwierdzającym udział w szkoleniu będzie certyfikat ukończenia szkolenia wydany przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej.

Usługa adresowana jest do uczestników projektów z dofinansowaniem realizowanych w ramach Bazy Usług Rozwojowych oraz innych programów współfinansowanych ze środków publicznych (w tym funduszy UE), jak również do osób indyw. i pracowników przedsiębiorstw korzystających ze szkolenia bez dofinansowania.

Aby zapisać się na szkolenie poza projektami UE należy wysłać formularz zgłoszeniowy.

Więcej informacji na stronie https://frdl.org.pl/szkolenia-otwarte-online-i-stacjonarne

Podstawa zwolnienia z VAT:

1) art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c Ustawy z dnia 11 marca 2024 o podatku od towarów i usług - w przypadku dofinansowania w wysokości 100%

2) § 3 ust. 1 pkt. 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień - w przypadku dofinansowania w co najmniej 70%

3) W przypadku braku uzyskania dofinansowania lub uzyskania dofinansowania poniżej 70%, do ceny usługi należy doliczyć 23% VAT