Nowoczesne narzędzia biurowe i sztuczna inteligencja w pracy administracyjnej- kurs

Panel 1 – Komunikacja i praca z dokumentami (Word, Outlook, AI)

1. Zasady pracy z dokumentami w środowisku administracyjnym:

a. Struktura dokumentu, style, nagłówki i stopki

b. Formatowanie automatyczne

c. Szablony i elementy wielokrotnego użycia

d. Budowanie spójnych dokumentów

e. Zasady tworzenia dokumentów w obiegu cyfrowym w celu eliminacji druku (standard Paperless)

f. E-mail zamiast tradycyjnej korespondencji – optymalizacja załączników w celu redukcji śladu węglowego serwerów

2. Outlook – organizacja pracy biurowej:

a. Zarządzanie skrzynką: foldery, kategorie, widoki

b. Reguły automatyzujące obsługę wiadomości

c. Zarządzanie zadaniami i kalendarzem

d. Planowanie i dobre praktyki pracy z pocztą

3. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w komunikacji:

a. Redagowanie wiadomości e-mail

b. Streszczanie treści i porządkowanie korespondencji

c. Tworzenie notatek i podsumowań

d. Formułowanie skutecznych zapytań do AI

Panel 2 – Praca z danymi i raportami (Excel, AI)

1. Zasady pracy z danymi:

a. Formatowanie liczb, tekstów i dat

b. Struktura tabel danych

c. Czyszczenie i przygotowanie danych

2. Excel w administracji:

a. Sortowanie, filtrowanie, tabele

b. Funkcje warunkowe, tekstowe i daty

c. Wyszukiwanie i łączenie informacji

d. Optymalizacja arkuszy w celu zmniejszenia wagi plików i obciążenia serwerów

3. Raporty i zestawienia:

a. Tabele przestawne

b. Wykresy i przygotowanie krótkich raportów

4. Wsparcie AI w pracy z Excelem:

a. Generowanie formuł

b. Analiza błędów

c. Podsumowania danych i rekomendacje

d. Sugerowanie układu raportów i wykresów

Panel 3 – Prezentacje i komunikacja wizualna (PowerPoint, AI)

1. Zasady projektowania prezentacji:

a. Układy, wzorce i struktura prezentacji

b. Zasady przejrzystości, typografia i kolory

c. Budowanie logicznej narracji

2. Wizualizacja danych:

a. Tworzenie i formatowanie wykresów

b. Przenoszenie danych z Excela

c. Slajdy analityczne w praktyce

3. Wykorzystanie AI w PowerPoint:

a. Generowanie struktury prezentacji

b. Tworzenie treści slajdów

c. Skracanie i upraszczanie treści

d. Poprawa wizualna slajdów z pomocą AI

Panel 4 – AI w pracy biurowej, bezpieczeństwo i projekt końcowy

1. AI w codziennych zadaniach administracyjnych:

a. Generowanie dokumentów, procedur i checklist

b. Tworzenie podsumowań i zestawień

c. Planowanie i podsumowanie spotkań

d. Przepływ: dane > raport > prezentacja > wiadomość

2. Automatyzacja powtarzalnych czynności:

a. Szablony wiadomości i treści generowane przez AI

b. Podsumowania dokumentów i raportów

c. Tworzenie materiałów na podstawie kontekstu

3. Bezpieczne i etyczne korzystanie z AI:

a. Zasady pracy z danymi poufnymi

b. Informacje, których nie należy przekazywać narzędziom AI

c. Dobre praktyki stosowania AI

d. Wykorzystanie AI do monitorowania i raportowania zużycia zasobów biurowych

4. Projekt końcowy – kompletne zadanie administracyjne:

a. przygotowanie raportu w Excelu,

b. opracowanie podsumowania w Wordzie,

c. stworzenie prezentacji w PowerPoint,

d. przygotowanie wiadomości e-mail.

Warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu: 80 % obecności na zajęciach.

Kurs realizowany jest w formie wykładu, prezentacji PPT, case study, sesji pytań i odpowiedzi po omówieniu poszczególnych bloków.

Kurs realizowany jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym, interakcja z trenerem może odbywać się za pomocą czatu lub głosowo bez podziału na grupy.

Usługa realizowana jest w godzinach zegarowych (60 min) + przerwy (15 i 45 min), które zaplanowano w godzinach: 10:30-10:45 oraz 12:15-13:00 (przerwy nie wliczają się w czas trwania godzin usługi)

Kurs obejmuje 24 godziny w tym: 18 godzin teoretycznych i 6 godzin praktycznych.

Kurs kierowany do:

1. Pracowników administracyjnych i biurowych chcących zwiększyć efektywność codziennej pracy i zdobyć nowe kompetencje cyfrowe.
2. Osób powracających na rynek pracy po przerwie zawodowej, które potrzebują aktualizacji umiejętności w nowoczesnych narzędziach biurowych.
3. Pracowników rozwijających karierę w administracji i działach operacyjnych, pragnących nabyć praktyczne umiejętności w zakresie automatyzacji i analizy danych.
4. Osób zmieniających zawód lub branżę na administrację/biuro, które chcą szybko i praktycznie wdrożyć się w obowiązki administracyjne z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
5. Pracowników chcących poznać zastosowania AI w pracy biurowej i nauczyć się bezpiecznego, efektywnego korzystania z tych narzędzi.

Po kursie przewidziana jest walidacja realizowana w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie, uczestnik kursu otrzymuje link do testu.

Uczestnik kursu otrzymuje na wskazany adres mailowy materiały pomocnicze (prezentacja PPT, materiały dydaktyczne , konieczne dokumenty w tym wyciągi z ustaw i rozporządzeń) niezbędne do realizacji usługi oraz certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej (PDF).

Są możliwości zastosowania zwolnienia z podatku VAT dla Uczestników, których poziom dofinansowania wynosi co najmniej 70% (na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1983).

Usługa prowadzi do nabycia zielonych kompetencji.

Dofinansowanie szkolenia

Szkolenie może zostać objęte dofinansowaniem ze środków publicznych – zarówno z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), jak i Bazy Usług Rozwojowych (BUR).

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

1. kurs odbywa się za pomocą platformy ClickMeeting
2. wymagania sprzętowe – komputer/laptop lub inne urządzanie do zdalnej komunikacji wbudowana lub zewnętrzna kamera oraz mikrofon, co zapewnia możliwość dwustronnej komunikacji oraz właściwego nadzoru nad przebiegiem usługi
3. nie ma wymogów co do łącza rekomendujemy prędkość 3/1,5 MB na sekundę
4. niezbędne oprogramowanie – przeglądarka MOZILLA FIREFOX LUB GOOGLE CHROME
5. okres ważności linku – dzień odbywania się kursu (kurs w czasie rzeczywistym)
6. generowany jest plik aktywności (rejestr czasu logowania i wylogowania się uczestników) w celu kontroli/audytu przez jednostkę kontrolną oraz wizerunek uczestnika jak wymaga tego regulamin
7. Jeśli wymaga tego regulamin jednostki finansującej, kurs jest nagrywany