Nowoczesne narzędzia biurowe i sztuczna inteligencja w pracy administracyjnej

Panel 1 – Komunikacja i praca z dokumentami (Word, Outlook, AI)

1. Zasady pracy z dokumentami w środowisku administracyjnym:

a. Struktura dokumentu, style, nagłówki i stopki

b. Formatowanie automatyczne

c. Szablony i elementy wielokrotnego użycia

d. Budowanie spójnych dokumentów

2. Outlook – organizacja pracy biurowej:

a. Zarządzanie skrzynką: foldery, kategorie, widoki

b. Reguły automatyzujące obsługę wiadomości

c. Zarządzanie zadaniami i kalendarzem

d. Planowanie i dobre praktyki pracy z pocztą

3. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w komunikacji:

a. Redagowanie wiadomości e-mail

b. Streszczanie treści i porządkowanie korespondencji

c. Tworzenie notatek i podsumowań

d. Formułowanie skutecznych zapytań do AI

Panel 2 – Praca z danymi i raportami (Excel, AI)

1. Zasady pracy z danymi:

a. Formatowanie liczb, tekstów i dat

b. Struktura tabel danych

c. Czyszczenie i przygotowanie danych

2. Excel w administracji:

a. Sortowanie, filtrowanie, tabele

b. Funkcje warunkowe, tekstowe i daty

c. Wyszukiwanie i łączenie informacji

3. Raporty i zestawienia:

a. Tabele przestawne

b. Wykresy i przygotowanie krótkich raportów

4. Wsparcie AI w pracy z Excelem:

a. Generowanie formuł

b. Analiza błędów

c. Podsumowania danych i rekomendacje

d. Sugerowanie układu raportów i wykresów

Panel 3 – Prezentacje i komunikacja wizualna (PowerPoint, AI)

1. Zasady projektowania prezentacji:

a. Układy, wzorce i struktura prezentacji

b. Zasady przejrzystości, typografia i kolory

c. Budowanie logicznej narracji

2. Wizualizacja danych:

a. Tworzenie i formatowanie wykresów

b. Przenoszenie danych z Excela

c. Slajdy analityczne w praktyce

3. Wykorzystanie AI w PowerPoint:

a. Generowanie struktury prezentacji

b. Tworzenie treści slajdów

c. Skracanie i upraszczanie treści

d. Poprawa wizualna slajdów z pomocą AI

Panel 4 – AI w pracy biurowej, bezpieczeństwo i projekt końcowy

1. AI w codziennych zadaniach administracyjnych:

a. Generowanie dokumentów, procedur i checklist

b. Tworzenie podsumowań i zestawień

c. Planowanie i podsumowanie spotkań

d. Przepływ: dane > raport > prezentacja > wiadomość

2. Automatyzacja powtarzalnych czynności:

a. Szablony wiadomości i treści generowane przez AI

b. Podsumowania dokumentów i raportów

c. Tworzenie materiałów na podstawie kontekstu

3. Bezpieczne i etyczne korzystanie z AI:

a. Zasady pracy z danymi poufnymi

b. Informacje, których nie należy przekazywać narzędziom AI

c. Dobre praktyki stosowania AI

4. Projekt końcowy – kompletne zadanie administracyjne:

a. przygotowanie raportu w Excelu,

b. opracowanie podsumowania w Wordzie,

c. stworzenie prezentacji w PowerPoint,

d. przygotowanie wiadomości e-mail.

Warunki niezbędne do spełnienia, aby realizacja usługi pozwoliła na osiągniecie głównego celu: 80 % obecności na zajęciach.

Szkolenie realizowany jest w formie wykładu, prezentacji PPT, case study, sesji pytań i odpowiedzi po omówieniu poszczególnych bloków.

Szkolenie realizowane jest w formie zdalnej w czasie rzeczywistym, interakcja z trenerem może odbywać się za pomocą czatu lub głosowo.

Usługa realizowana jest w godzinach lekcyjnych z przerwami.

Szkolenie obejmuje 28 godzin lekcyjnych w tym: 20 godzin teoretycznych i 8 godzin praktycznych.

Po szkoleniu przewidziana jest walidacja realizowana w formie testu teoretycznego z wynikiem generowanym automatycznie, uczestnik szkolenia otrzymuje link do testu.

Uczestnik szkolenia otrzymuje na wskazany adres mailowy materiały pomocnicze (prezentacja PPT, materiały dydaktyczne , konieczne dokumenty w tym wyciągi z ustaw i rozporządzeń) niezbędne do realizacji usługi oraz certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej (PDF).

Są możliwości zastosowania zwolnienia z podatku VAT dla Uczestników, których poziom dofinansowania wynosi co najmniej 70% (na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (tekst jednolity Dz.U. z 2020 r., poz. 1983).

Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze:

1/dysponujemy własną platformą OTP BBB version kompilacja 862.

2/wymagania sprzętowe – komputer/laptop lub inne urządzanie do zdalnej komunikacji wbudowana lub zewnętrzna kamera oraz mikrofon

3/nie ma wymogów co do łącza rekomendujemy prędkość 3/1,5 MB na sekundę

4/ niezbędne oprogramowanie – przeglądarka MOZILLA FIREFOX LUB GOOGLE CHROME

5/ okres ważności linku – dzień odbywania się szkolenia (szkolenie w czasie rzeczywistym)

6) generowany jest plik aktywności (rejestr czasu logowania i wylogowania się uczestników) w celu kontroli/audytu przez jednostkę kontrolną oraz wizerunek uczestnika jak wymaga tego regulamin. 

7) JEŚLI WYMAGA TEGO REGULAMIN JEDNOSTKI FINANSUJĄCEJ SZKOLENIE JEST NAGRYWANE