Szkolenie: Pracownik biurowy firmy szkoleniowej- Profesjonalny obieg dokumentów w szkoleniach finansowanych ze środków publicznych. Szkolenie z egzaminem kwalifikacyjnym.

Aby został zrealizowany główny cel usługi kursant powinien:

1. Wykazywać podstawową znajomość obsługi komputera i środowiska cyfrowego (np. MS Office, Google Workspace, przeglądarki internetowe), co jest niezbędne do realizacji modułów dot. optymalizacji procesów, e-dokumentów i agentów AI.
2. Posiadać gotowość do aktywnego uczestnictwa w ćwiczeniach warsztatowych oraz samodzielnego wykonywania zadań praktycznych, co jest kluczowe dla nabycia kompetencji praktycznych, a nie tylko wiedzy teoretycznej.
3. Mieć ogólne pojęcie o procesach administracyjnych w firmie szkoleniowej (np. wystawianie faktur, obieg dokumentów) lub pełnić funkcję związaną z administracją/obsługą biura, co pozwala na bezpośrednie przełożenie nabytych umiejętności na codzienne obowiązki.

Szkolenie zostało zaprojektowane zgodnie z założeniami Programu Rozwoju Technologii (PRT) Województwa Śląskiego i Funduszu Sprawiedliwej Transformacji (FST), stanowiąc strategiczne rozwinięcie kompetencji z obszarów bezpośrednio wspierających transformację regionu:

1. Zielona Transformacja (PRT-3) i Zielone Kompetencje

Szkolenie bezpośrednio realizuje cele dekarbonizacji i zarządzania zasobami, przenosząc je na poziom gotowości operacyjnej.

• Moduł IV (Optymalizacja z AI i Zrównoważony Rozwój) uczy, jak optymalizować zużycie energii i zasobów (Zielone Kompetencje) poprzez cyfrowe zarządzanie dokumentacją (e-archiwum, e-podpis).
• Poprzez wdrożenie rozwiązań cyfrowych, szkolenie przygotowuje pracowników do zarządzania firmą z uwzględnieniem zasad zrównoważonego rozwoju i redukcji śladu ekologicznego.

2. Technologie ICT (PRT-4) i Cyfryzacja Procesów

Usługa koncentruje się na technologiach ICT wspierających zarządzanie bezpieczeństwem i informacją.

• Moduł IV (AI w Administracji) i Moduł II (Dokumentacja) rozwijają kompetencje z zakresu zarządzania krytycznymi zbiorami danych (np. RODO) i wykorzystania systemów IT/szyfrowania do utrzymania bezpieczeństwa dokumentacji (np. e-podpis, e-puap).
• Rozwijanie umiejętności tworzenia i wykorzystywania prostych agentów AI do automatyzacji procesów (np. weryfikacji dokumentacji) jest bezpośrednią realizacją celu PRT-4.7, koncentrującego się na wsparciu bezpieczeństwa i zarządzania krytycznymi zbiorami danych.
• Wymogi obronne (BCP) wymuszają cyfryzację procesów ochrony i szyfrowania. Szkolenie przygotowuje administrację do utrzymania ciągłości działania (BCP) w warunkach zakłóceń, poprzez biegłe wykorzystanie narzędzi cyfrowych do zarządzania informacją.

PROGRAM SZKOLENIA:

Moduł I: Firma Szkoleniowa: organizacja wewnętrzna i role

• 1.1. Planowanie i projektowanie oferty: Jak projektuje się i rejestruje usługi rozwojowe w Publicznych Systemach Rejestracji. Stosowanie zasad formułowania Celu (SMART) i Efektów Uczenia się.
• 1.2. Kwalifikacje i weryfikacja standardów: Znaczenie standardów jakości (np. ISO) i audytów dla wiarygodności firmy szkoleniowej.
• 1.3. Kompetencje społeczne i ryzyko (Warsztat): Kształtowanie i stosowanie komunikacji w zarządzaniu relacjami z klientami, trenerami i Instytucjami Finansującymi. Organizacja i nadzór czasu pracy w krytycznych terminach.

Moduł II: Dokumentacja kluczowych procesów i zgodność prawna

• 2.1. Administracja i logistyka usługi: Weryfikowanie i zapewnianie zgodności warunków logistycznych, wymogów technicznych lokalu oraz sporządzanie i nadzorowanie umów z klientami i trenerami.
• 2.2. Teczki i listy obecności: Projektowanie i weryfikowanie kompletności Teczki Uczestnika oraz Teczki Trenera. Tworzenie i uzupełnianie list obecności, zgodnie z wymogami dowodów realizacji.
• 2.3. RODO, archiwum i zgodność: Organizowanie i zarządzanie archiwizacją dokumentacji. Zarządzanie dokumentacją RODO w kontekście danych osobowych uczestników (terminy, bezpieczeństwo).

Moduł III: Finanse, dofinansowania i zarządzanie ryzykiem

• 3.1. Zasady dofinansowań (EFS/KFS): Stosowanie i weryfikowanie zasad kwalifikowalności kosztów w projektach. Dokonywanie kalkulacji ceny usługi, rozróżniając i wyłączając koszty niekwalifikowalne.
• 3.2. Wymogi rejestracji finansowej: Definiowanie i stosowanie terminów krytycznych (np. 5 dni przed) dla aktualizacji danych finansowych w systemach.
• 3.3. Wymogi kwalifikacji zewnętrznych: Weryfikowanie podstaw prawnych i wymagań wobec Podmiotów Walidujących/Certyfikujących.

Moduł IV: Optymalizacja z AI i zrównoważony rozwój

• 4.1. Wprowadzenie AI do administracji: Podstawy działania "agentów" i "botów" w automatyzacji zadań administracyjnych (np. generowanie wstępnych draftów Karty Usługi, zarządzanie korespondencją).
• 4.2. Praktyczne zastosowanie Agentów AI (Warsztat): Tworzenie i wykorzystywanie prostych agentów do wspierania:
  • Weryfikacji błędów w dokumentacji (checklisty).
  • Automatycznej odpowiedzi na zapytania klientów (FAQ).
  • Planowania zadań i przypominania o terminach krytycznych.
• 4.3. E-Dokumenty i zrównoważony rozwój: Optymalizowanie i wdrażanie cyfrowych rozwiązań (e-podpis, e-archiwum) w celu redukcji zużycia zasobów (papieru i energii).
• 4.4. Podsumowanie:

Moduł V WALIDACJA

Szkolenie realizowanie w godzinach zegarowych, przerwy wliczają się w czas trwania usługi.

Warunki Uczestnictwa

• Wymagania formalne: Pełnoletność.
• Wiedza i umiejętności: Wymagana jest podstawowa umiejętność obsługi komputera i korzystania z Internetu. Nie jest wymagane specjalistyczne wykształcenie informatyczne.
• Wymagania techniczne: Uczestnik powinien posiadać własne urządzenie mobilne (smartfon/laptop) do pracy podczas warsztatów, co pozwoli na spersonalizowane wdrożenie poznanych protokołów i pracy na spersonalizowanych plikach.

Dodatkowe Informacje o Usłudze

• Materiały dla uczestników: Uczestnicy otrzymają kompletny skrypt szkoleniowy (obejmujący teorię i protokoły postępowania awaryjnego), długopis i notatnik do sporządzania notatek oraz listę rekomendowanych narzędzi do bezpiecznej komunikacji i weryfikacji informacji.
• Udogodnienia w miejscu realizacji: W miejscu realizacji usługi zapewniona jest Klimatyzacja oraz dostęp do Wi-Fi (wykorzystywany do ćwiczeń na kontrolowanej sieci).
• Zgodność z Funduszami (PRT/FST): Usługa została zaprojektowana zgodnie z założeniami Funduszu Sprawiedliwej Transformacji (FST) w obszarze rozwijania Zielonych Kompetencji (PRT-3) i podnoszenia odporności cyfrowej i społecznej (PRT-4). Szkolenie to jest kluczowe dla optymalizacji procesów administracyjnych (redukcja zużycia papieru/energii, wykorzystanie AI) oraz dla zapewnienia Ciągłości Działania (BCP) przedsiębiorstw w warunkach kryzysu, wspierając transformację regionu.

Walidacja i certyfikacja przebiega pod nadzorem komisji walidacyjnej, która składa się z osób nieuczestniczących w procesie szkoleniowym i spełniających kryteria kwalifikacyjne określone w Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (ZSK).

Usługa realizowana w formie usługi stacjonarnej zostanie w całości zrealizowana zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa i zaleceniami Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

Podstawy prawne zwolnienia z vat : 1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 20.12.2013 r. paragraf 3 ust 1 pkt.14. Zwalnia się od podatku usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego , finansowane w co najmniej 70 % ze środków publicznych oraz świadczenie usług i dostawę towarów ściśle z tymi usługami związane.