Pisanie wniosków, realizacja, rozliczanie środków z Unii Europejskiej, Narodowego Instytutu Wolności (Nowefio, Proo) i innych grantów – usługa szkoleniowa

Dzień 1 – Wprowadzenie do funduszy oraz planowanie projektów

1. Wprowadzenie do szkolenia

• Powitanie uczestników
• Przedstawienie trenera
• Omówienie programu szkolenia
• Ustalenie zasad panujących podczas szkolenia

1. Mapa źródeł finansowania

• Przegląd dostępnych funduszy: Unia Europejska (Erasmus+, Europejski Fundusz Społeczny, inne), Narodowy Instytut Wolności (NOWEFIO, PROO), programy ministerialne, fundacje krajowe i zagraniczne.
• Zasady działania i specyfika głównych grantodawców: terminy naborów, kryteria wyboru projektów.
• Studium przypadku: przykładowe projekty realizowane w poprzednich edycjach.

1. Wybór źródła finansowania a potrzeby organizacji

• Dopasowanie pomysłu projektowego do konkretnego konkursu/ogłoszenia grantowego.
• Diagnoza potrzeb i problemów – analiza otoczenia (local needs assessment).
• Identyfikacja celów projektu i grup docelowych.

1. Zasady konstruowania projektu od podstaw

• Tworzenie logicznej matrycy projektu (cele – działania – rezultaty – wskaźniki).
• Określanie wskaźników mierzalnych (rezultaty twarde i miękkie).
• Ryzyko w projekcie – jak je identyfikować i minimalizować.

1. Warsztaty: planowanie projektów

• Ćwiczenie w grupach: opracowanie szkicu projektu (przykładowy wniosek).
• Prezentacja rezultatów i omówienie najczęstszych błędów.
• Sesja pytań i odpowiedzi.

Dzień 2 – Pisanie wniosków i przygotowanie budżetu

1. Struktura i elementy formalne wniosków

• Przykłady formularzy aplikacyjnych (UE, NOWEFIO, PROO).
• Kluczowe rubryki: opis projektu, uzasadnienie, cele, harmonogram, ryzyka, wskaźniki, zespół projektowy.
• Wskazówki dotyczące języka i stylu pisania wniosków.

1. Tworzenie budżetu

• Kategorie kosztów (koszty osobowe, koszty administracyjne, koszty pośrednie, zakup sprzętu, podróże, itp.).
• Zasady kwalifikowalności wydatków.
• Jak unikać błędów w budżetowaniu – pułapki i dobre praktyki.
• Zasada racjonalności i przejrzystości kosztów.

1. Warsztaty: pisanie kluczowych części wniosku

• Ćwiczenie w grupach: opracowanie fragmentu wniosku (cele + uzasadnienie projektu + wskaźniki + zarys budżetu).
• Wspólna analiza przygotowanych fragmentów i konsultacje trenera.

1. Omówienie wymogów formalnych i technicznych

• Załączniki i dodatkowe dokumenty (listy intencyjne, deklaracje partnerstwa, CV członków zespołu).
• Elektroniczne systemy składania wniosków (Generator Wniosków, ePUAP, platformy UE).
• Finalne sprawdzenie i przesyłanie wniosku (checklista kontrolna).

Dzień 3 – Realizacja i rozliczanie projektów

1. Zarządzanie projektem po otrzymaniu grantu

• Umowa z grantodawcą: kluczowe zapisy, warunki i zobowiązania.
• Tworzenie i praca z harmonogramem działań (Gantt, diagramy, narzędzia online).
• Role w zespole projektowym, odpowiedzialność za poszczególne zadania.

1. Monitoring i ewaluacja projektu

• Narzędzia monitorowania postępów: raporty okresowe, ankiety ewaluacyjne, spotkania statusowe.
• Ewaluacja bieżąca i końcowa – jakie wskaźniki mierzyć, jak analizować wyniki.
• Komunikacja z interesariuszami i budowanie dobrych relacji z grantodawcą (raportowanie, konsultacje).

1. Rozliczanie finansowe i merytoryczne

• Dokumentacja księgowa i sprawozdawcza (faktury, umowy, protokoły odbioru).
• Koszty kwalifikowane vs niekwalifikowane (powtórzenie w kontekście rozliczeń).
• Przygotowanie sprawozdań końcowych i rekomendacje co do archiwizacji dokumentów.

1. Najczęstsze problemy i nieprawidłowości w realizacji projektów

• Korekty finansowe i zwroty środków.
• Kontrole i audyty: jak się przygotować, czego unikać.
• Studia przypadków – najczęstsze błędy i sposoby ich naprawiania.

1. Podsumowanie i ewaluacja szkolenia

• Powtórzenie głównych punktów szkolenia i „checklista” skutecznego grantobiorcy.
• Ankieta oceniająca szkolenie i pożegnanie uczestników.

1. walidacja

1) Szkolenie odbywa się w godzinach dydaktycznych, czyli 1 godzina szkolenia równa się 45 minut.

2) Przerwy ujęte w harmonogramie nie są wliczane w czas trwania szkolenia.

3) Prowadzone w ramach szkolenia zajęcia realizowane są metodami interaktywnymi i aktywizującymi, rozumianymi jako metody umożliwiające uczenie się w oparciu o doświadczenie i pozwalające uczestnikom na ćwiczenie umiejętności.

4) Usługa odbywa się zdalnie w czasie rzeczywistym.

5) Cel edukacyjny: Głównym celem edukacyjnym jest kompleksowe przygotowanie uczestników do skutecznego pozyskiwania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych z funduszy krajowych oraz międzynarodowych.

6) Warunki organizacyjne: Szkolenie odbędzie się w formie zdalnej w czasie rzeczywistym na platformie komunikacyjnej Microsoft Teams. Szkolenie przewidziane jest od jednej do dziesięciu osób.

7) Walidacja: Proces walidacji składa się z dwóch części: debaty swobodnej oraz obserwacji w warunkach symulowanych. Debata swobodna polega na rozmowie uczestnika z walidatorem w zakresie tematyki ujętej w efektach uczenia się. Obserwacja w warunkach symulowanych polega na wypełnianiu poszczególnych części wniosków lub wykonywaniu poleceń związanych z efektami uczenia się, które będą sprawdzane przez walidatora. W przypadku jednego uczestnika walidacja przebiega w terminie wskazanym w harmonogramie, a w przypadku większej liczby uczestników terminy walidacji będą ustalane indywidualnie z uczestnikami. Czas na walidację dla jednej osoby to 45 minut. Dokładne terminy walidacji poszczególnych Uczestników będą dostępne u Dostawcy Usługi.

8) Minimalne wymagania: Uczestnicy nie muszą posiadać doświadczenia, wiedzy ani umiejętności w zakresie realizacji grantów ze środków publicznych.

Materiały zostaną przesłane drogą mailową w formacie PDF. Uczestnik otrzyma:

– checklisty;

– prezentację multimedialną;

– skrypt szkolenia.

Jeśli szkolenie będzie dofinansowane ze środków publicznych w co najmniej 70%, to szkolenie będzie zwolnione z podatku VAT (podstawa prawna: par. 3 ust. 1 pkt 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 955 z późn. zm.).

Usługa rozwojowa nie jest świadczona przez podmiot pełniący funkcję Operatora lub Partnera Operatora w danym projekcie PSF lub w którymkolwiek Regionalnym Programie lub FERS albo przez podmiot powiązany z Operatorem lub Partnerem kapitałowo lub osobowo.

Cena usługi nie obejmuje kosztów niezwiązanych bezpośrednio z usługą rozwojową, w szczególności kosztów środków trwałych przekazywanych Uczestnikom/-czkom projektu, kosztów dojazdu i zakwaterowania.

1. Platforma komunikacyjna — Microsoft Teams;

2. Wymagania sprzętowe: komputer stacjonarny/laptop, mikrofon, kamera internetowa, słuchawki/ głośniki, system operacyjny minimum Windows XP/MacOS High Sierra, min. 2 GB pamięci RAM, pamięć dysku minimum 10GB;

3. Sieć: łącze internetowe minimum 50 kb/s;

4. System operacyjny: minimum Windows XP/MacOS High Sierra, przeglądarka internetowa (marka nie ma znaczenia);

5. Okres ważności linku: od 1 h przed godziną rozpoczęcia szkolenia w dniu pierwszym do godziny po zakończeniu szkoleń w dniu ostatnim.

6.Podstawą do rozliczenia usługi jest wygenerowanie z systemu raportu umożliwiającego identyfikację wszystkich uczestników oraz zastosowanego narzędzia.